Assistant(e) de service H/F
Référence : 2025-1810419
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre National d'Art et de Culture Georges Pompidou (Centre Pompidou)
- Localisation : Centre Georges POMPIDOU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé/e de :
Gestion administrative, juridique et financière
· suivre et gérer le budget du service Cinémas et de chacune des manifestations en lien avec le programmateur/la programmatrice
· suivre les relations avec l’ensemble des fournisseurs du service (devis, mise en concurrence, factures)
· rédaction, en lien avec le programmateur/ la programmatrice, et suivi, en interne et en externe, des contrats des cinéastes, intervenants, coproductions
· engager toutes les dépenses du service
· vérifier la conformité des procédures administratives
· préparer les documents de suivi des décisions administratives
· produire des bilans budgétaires pour le/la chef/fe de service et la direction du département
· participer au suivi de la gestion du personnel du service (congés, récupérations, stages…)
· assurer le suivi des fournitures du service
Gestion de l'information
· rassembler les informations et les documents pour la constitution de dossiers administratifs ou techniques et vérifier, le cas échéant, l’ensemble des documents soumis à la signature du responsable
· saisir, mettre en forme des documents – rédiger le cas échéant des courriers, et des comptes rendus de réunions
· exploiter, mettre à jour et élargir les fichiers professionnels, VIP et public
· assurer le suivi et l’envoi des invitations pour toutes les manifestations du service en lien avec le service des Relations publiques
Organisation
· organiser la logistique des réunions
· organiser les déplacements professionnels du/de la chef/fe de service et des programmateurs/programmatrices (mission, réservation…)
· tenir ou mettre à jour l’agenda de son responsable et organiser les rendez-vous
· organiser la venue des cinéastes et intervenants (missions, voyages, hôtel…)
Accueil et communication
· assurer l’accueil téléphonique, le filtrage du/de la chef/fe de service et la transmission des messages
· organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes dans le service
· accueillir, informer et orienter les visiteurs, les interlocuteurs, etc.…
Classement, archivage
· classer les documents (papier et électronique) selon l’organisation interne
· assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents en fonction d’un plan de classement
Profil recherché
savoir
· bonne connaissance du cinéma d’auteur et de son histoire, intérêt et engagement dans ce domaine
· connaissance de l’écosystème cinématographique public et privé et de son fonctionnement
· connaissance de l’environnement administratif, juridique et budgétaire
· connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
· maîtrise des outils bureautiques standards et utilisation des applications spécialisées (PEP, Secutix)
· maîtriser la langue anglaise à l’écrit et à l’oral
savoir-faire
· adapter son comportement et son niveau de communication aux différents types d’interlocuteurs (internes et externes)
· travailler avec rigueur et méthode, dans le respect des délais
· travailler en équipe
· répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des priorités de l’unité de travail et du responsable hiérarchique
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture.
Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives. Il est associé à deux autres organismes : la bibliothèque publique d’information (Bpi) et l’institut de recherche et coordination acoustique/musique (Ircam).
Il a reçu en 2022 : 3 millions de visites.
La collection du Centre Pompidou constitue un ensemble de références pour l’art des XXe et XXIe siècles, couvrant tous les champs et disciplines de la création artistique. Le Centre Pompidou présente également la spécificité de regrouper en son sein l’ensemble des métiers liés à la gestion d’une collection.
Descriptif du service
Sous la responsabilité du/de la chef/fe de service, le/la titulaire du poste assure un ensemble de travaux de nature administrative, juridique et budgétaire visant, à travers la création, la gestion et la diffusion de documents, le bon fonctionnement du service des cinémas.
Il/Elle assiste, par ailleurs, son/sa responsable et les programmateurs/programmatrices du service dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif, logistique et les relations publiques.
Il/Elle coordonne, en collaboration avec le programmateur/la programmatrice, la préparation et la mise en œuvre des manifestations cinéma : rétrospectives, expositions-installations, manifestation pluridisciplinaire Hors Pistes et autres, Cinémathèque idéale des banlieues du monde, rendez-vous réguliers et soirées évènementielles.
À propos de l'offre
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RELATIONS FONCTIONNELLES COURANTES
· l’ensemble des directions du Centre Pompidou
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CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES SPECIFIQUES
Horaires administratifs, disponibilité le soir et le week-end pour les ouvertures et séances spéciales.
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Vacant à partir du 23/01/2025
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Secrétaire
