ASSISTANT(E) DE SOUS-DIRECTION - SAAM H/F
Référence : 2024-1730161
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Service de l'action administrative et des moyens
- Localisation : 110 rue de Grenelle 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le/la titulaire du poste occupera les fonctions d’assistant(e) de la sous-direction en binôme avec l’assistante du sous-directeur qui coordonnera l’activité du pool secrétariat.
Ses principales activités seront les suivantes :
· l’accueil physique et téléphonique ;
· la tenue du secrétariat, l’enregistrement, le tri et la distribution du courrier ;
· l’élaboration de tableaux de bords et de suivi en lien avec l’activité de la sous-direction ;
· la communication : diffusion des communications interne et externe. A ce titre, il/elle assurera un renforcement et une homogénéisation des actions de communication vers les autres directions (vadémécum, distribution des Pass éducation, mise à jour des informations Pléiade …).
· l’organisation des réunions, des déplacements et l’établissement des ordres de mission ;
· la préparation des dossiers de réunions ;
· le suivi des commandes de fournitures de bureau et la gestion des stocks ;
· l’aide à la bonne organisation des bureaux (planification des réunions de la sous-direction) ;
· le suivi des absences (récolte des justificatifs et mise à jour du logiciel en conséquence) ;
· la mise à jour de l’organigramme interne de la sous-direction et des annuaires.
· l’accompagnement de la sous-direction dans le cadre du déploiement de l’outil de dématérialisation des parapheurs et des prestations logistiques et travaux
· la gestion des entrées et sorties des agents (suivi badges recteurs), l’information interne à la sous-direction.
Il/elle pourra suivre certains dossiers particuliers confiés par l’encadrement de la sous-direction.
Il/elle assurera en particulier le secrétariat des bureaux de la sûreté de la sécurité et de l’accueil et des services généraux.
EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : A : 52 B : 68 C : 83
Profil recherché
Compétences :
· Sens des contacts et des relations humaines ;
· Avoir le sens de l’organisation, de la communication et du travail en équipe ;
· Capacité à mener de front le traitement de demandes multiples ;
· Organisation et méthode ;
· Faire preuve de discrétion, de réserve et de confidentialité ;
· Esprit d’initiative.
Connaissances :
· Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et numériques.
· Rédiger et mettre en forme des documents
Compétences attendues
• Sens des contacts et des relations humaines ;
• Avoir le sens de l'organisation, de la communication et du travail en équipe ;
• Capacité à mener de front le traitement de demandes multiples ;
• Organisation et méthode ;
• Faire preuve de discrétion, de réserve et de confidentialité ;
• Esprit d'initiative.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- anne-laure.foret@education.gouv.fr
- recrutement-sg-saam@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La sous-direction de l’environnement de travail et du patrimoine immobilier pour l’administration centrale des ministères de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de de la recherche et des sports de la jeunesse et de la vie associative est rattachée au service de l’action administrative et des moyens du secrétariat général. Elle est chargée de concevoir et de mettre en œuvre la politique immobilière de l’administration centrale des ministères et de mettre à disposition des agents de l’administration un environnement de travail attractif et performant. Avec un parc immobilier de plus de 100 000 m² répartis sur 16 sites majoritairement sur le territoire francilien, elle est le principal opérateur immobilier des ministères assure la maintenance et l’entretien des immeubles précités et se positionne au cœur de la stratégie immobilière de l’État.
Descriptif du service
La sous-direction garantit aux agents des ministères un environnement de travail de qualité et met en œuvre les moyens dédiés à celui-ci (moyens d’impression, fournitures de biens mobiliers, mise à disposition d’offres de presse …), leur apporte le soutien logistique nécessaire au quotidien et les accompagnent lors des réorganisations des services. Elle délivre des prestations de service dont le courrier, des prestations audiovisuelles ou encore des prestations de transports d’autorités. Elle pilote le budget de fonctionnement et d'investissement de l'administration centrale des ministères (hors informatique et téléphonie) de près de 40 millions d’€ et en assure son contrôle de gestion. Elle réalise la synthèse et l’expertise des marchés publics de la sous-direction en lien étroit avec la sous-direction des achats du ministère. Enfin, elle assure la sûreté et la sécurité des sites et veille à fournir un accueil de qualité aux visiteurs. Pour mener à bien ses missions, elle dispose d’une équipe pluridisciplinaire qui exerce des métiers très divers : gestionnaires achats, gestionnaires budgétaires et financiers, architectes, hôtes d’accueil, techniciens, ouvriers spécialisés, agents d’entretien, chauffeurs… Elle est organisée en 4 bureaux et une mission :
mission stratégie et grands projets immobiliers
bureau budgétaire et financier
bureau des services généraux
bureau de la sûreté, de la sécurité et de l'accueil
bureau de la logistique et des affaires immobilières
À propos de l'offre
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Le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à prendre en charge le secrétariat du chef de service en cas d’absence de sa secrétaire particulière et des autres bureaux de la sous-direction en l’absence de l’autre secrétaire.
Il/elle sera amené(e) à se déplacer sur le site Descartes pour seconder les équipes sur place.
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Vacant à partir du 21/10/2024
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Assistante / Assistant de direction
