Assistant(e) de vice-Président - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SOMME

Sous l'autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l'équipe, l'assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu'elle assiste.

Accueil physique et téléphonique
* assurer l'accueil physique et téléphonique
* assurer les relations avec les services internes et externes
* gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires

Assistance administrative
* assurer la tenue de l'agenda du vice-président
* organiser les déplacements du vice-président
* traiter le courrier
* centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
* rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
* assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
* classer et archiver les dossiers

Assistance logistique
* planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
* assurer la gestion des fournitures du secrétariat
* veiller à la maintenance du matériel commun

Missions spécifiques
* Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
* Mettre à jour les données pour les envois divers (v½ux, invitations, etc.)
* Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
* Lorsque la signature de l'élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l'Assemblée
* Envoyer des courriers d'information suite aux décisions prises par la commission permanente
* Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
* Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d'intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers ...)
* Gérer les frais de déplacement de l'élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
* Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l'élu, réservation du transport, de l'hébergement, transmission au chef de service)
* Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
* Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.