Assistant·e des instances
Référence : 2023-1138114
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut Français des Sciences et Technologies des Transports, de l'Aménagement et des Réseaux (Ifsttar)
Université Gustave Eiffel - Localisation : Bron
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au sein de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et
institutionnelles (20 agents) et sous l’autorité de la responsable des instances,
le/la gestionnaire assure le secrétariat et la gestion des instances de l'Université
(conseils centraux, instances du dialogue social et comités, etc). Il/Elle veille à
l’organisation de la logistique des séances en lien avec les services concernés
ainsi que les réunions préparatoires.
Missions principales :
- Centraliser, archiver, sécuriser et diffuser les documents de ces instances.
- Suivre et anticiper les échéances au regard du calendrier universitaire et des retro-plannings prévisionnels ;
- Participer aux réunions préparatoires ainsi qu’aux séances, veiller à leur bon déroulement et en assurer l'organisation matérielle en présentiel ou en distanciel ;
- Réserver les salles ou programmer les visioconférences pour les réunions ;
- Identifier et rassembler les documents préparatoires des séances ;
- Rédiger les ordres du jour et convocations et en assurer la diffusion ;
- Préparer, mettre en forme et diffuser les documents afférents aux séances aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt de documents, gestion électronique de documents) et s’assurer de leur actualisation ;
- Etre garant de la bonne gestion de la séance en mode présentiel ou distanciel (accueil des participants, recensement des présences, prise de notes, relevé des votes, etc) ;
- Rédiger et/ou veiller à la rédaction des procès-verbaux, des comptes- rendus, délibérations et autres documents de suivi et en assurer la diffusion;
- Veiller à anticiper les fins de mandat en lien avec les personnes en charge des élections et mettre à jour la composition des membres et invités aux instances et conseils ;
- Archiver les documents des réunions ;
- Contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI, notamment par la sécurisation des procédures ;
- Mettre à jour des pages intranet de la DGD-AJI.
Le poste implique des déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel.
Compétences attendues
Savoir
Connaître l'organisation et le
fonctionnement de l'enseignement
supérieur et de la recherche ainsi que
celui d'un établissement public serait
un plus.
Savoir faire
Prioriser et respecter les délais et
échéances
Appliquer la règlementation
Capacité rédactionnelle de comptes
rendus et courriers
Bonne maitrise des outils
bureautiques et des systèmes
Savoir être
Qualités relationnelles, diplomatie
Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation et rigueur
Réactivité, disponibilité, autonomie
Adaptabilité au changement
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire
Personne à contacter
stephanie.neibecker@univ-eiffel.fr
À propos de l'offre
-
Le poste implique des déplacements lors des séances organisées en
présentiel. -
Vacant à partir du 24/02/2023
-
Assistante / Assistant juridique
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Domaine: Affaires juridiques
PREF69 - Chargé(e) du contrôle de légalité dans le domaine de l'urbanisme et des affaires domaniales
