Assistant(e) du cabinet de direction
Référence : 2025-1848605
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Départementale des Territoires du Tarn-et-Garonne (DDT 82)
- Localisation : 2 QUAI DE VERDUN 82013 MONTAUBAN CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos missions en quelques mots :
En tant qu'assistant(e) du cabinet de direction, vous serez chargé(e) des missions suivantes :
- Assister le cabinet de direction dans les tâches RH du quotidien des 116 agents de la DDT (contrats, décisions télétravail, primes, CET, préparation et accueil des nouveaux arrivants, procès verbaux d'installation),
- Participer à la communication interne (alimentation Intranet, organigramme, annuaire, plans des bureaux, trombinoscope, envoi des revues de presse et communiqués du préfet),
- Gérer la boite mail d'accueil de la DDT,
- Assister les assistantes des services dans la gestion des tâches simples (envoi courriers, saisie des états de frais),
- Assurer un premier niveau de suivi et d'orientation des visiteurs et entreprises venant à la DDT (interphone, cahier de présence)
En tant que binôme de l'assistante de direction, vous serez amené(e), pendant ses absences, au traitement des sujets récurrents qu'elle assure pour l'équipe de direction :
- Organisation et gestion des agendas, secrétariat,
- Assurer un premier niveau de prise en charge des informations (appels, dossiers) et d'orientation en vue de leur traitement,
- Définir et mettre en oeuvre la logistique générale des réunions, missions et déplacements
- Composer les dossiers en préparation des réunions,
- Rédiger et mettre en forme les courriers,
- Réception, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services,
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la réception des rendez-vous,
- Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction.
Management et positionnement :
- aucun encadrement
- sous l'autorité directe du chef du Cabinet de Direction
Relations internes et externes :
- Interne : tous les agents de la DDT et des organismes hébergés
- Externe : Préfecture, autres services de l'Etat dans le département, organisations professionnelles agricoles, Conseil Départemental, élus, usagers, particuliers...
Profil recherché
Profil Recherché
Savoirs
Utilisation des outils bureautiques et informatiques
Connaissance du service et des responsabilités de chacun
Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
Connaissance des règlements intérieurs du service
Suivi des différents délais, anticiper et alerter
Savoirs-faire
Utiliser la charte bureautique
Faire preuve de disponibilité
Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle
Rédiger et mettre en forme des courriers simples
Savoir hiérarchiser l'importance des informations
Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
Qualité de l'expression rédactionnelle
Savoir présenter et composer des dossiers
Savoir publier des articles sur intranet
Savoirs-Être
Être capable de s'adapter aux situations et aux interlocuteurs
Être réactif
Faire preuve de dynamisme
Avoir un bon sens des relations humaines
Être rigoureux(se)
Faire preuve d'organisation
Savoir apprécier les priorités et les alertes
Qui sommes-nous ?
La DDT met en oeuvre et articule, sous l'autorité du préfet de département, différentes politiques nationales (aménagement, habitat, biodiversité, eau, risques, agriculture...) en les adaptant aux territoires. Dans cet objectif, elle est composée de 5 services métiers et d'un cabinet de direction. Elle comprend 116 agents aux compétences diversifiées.
Le cabinet est chargé de la coordination et de la gestion des sollicitations externes et de l'organisation du fonctionnement interne de la DDT. Il est composé du chef de cabinet, d'une adjointe conseillère gestion et management et assistante de prévention, du secrétariat de direction et du chargé de mission sécurité défense. Le cabinet conseille la direction pour le pilotage, le management et l'impulsion de démarches de modernisation ainsi que sur les évolutions des politiques publiques. Il anime la communauté de travail. Il prend en charge des dossiers spécifiques et assure la fonction de Responsable Sécurité Défense.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires
Titulaire :
Poste Vacant
Supérieurs hiérarchiques :
- Chef de cabinet - Nicolas Viaud
Tel 06 78 89 28 23
nicolas.viaud@tarn-et-garonne.gouv.fr
- Directeur de la DDT - Françoois DUQUESNE
Tel 05 63 22 24 00
ddt-direction@tarn-et-garonne.gouv.fr
Pour les candidats fonctionnaires, le formulaire de mobilité avec avis du service d'origine devra être joint et accompagné d'un CV, d'une lettre de motivation, des 3 derniers compte-rendus d'entretien professionnel, d'une fiche financière du service actuel.
Le formulaire de mobilité est téléchargeable à l'adresse :
https://recrutement.ecologie.gouv.fr/comment-candidater
Pour les candidats contractuels, une lettre de motivation et un CV devront être joints à votre envoi.
Votre candidature sera examinée si le caractère infructueux de recrutement d'un fonctionnaire est constaté entre la fin de dépôt des candidatures et la publication des résultats de mobilité des fonctionnaires. -
Conditions particulières d'exercice :
Conditions de travail :
Matérielles
- bureau équipé d'un poste informatique
- véhicule de service géré en pool
Horaires et saisonnalités
- horaires variables en fonction des nécessités de service, selon les modalités d'organisation du temps de travail dans les DDI
- activités pour partie télétravaillables, de manière variable et en fonction des nécessités de service
Conditions particulières
- poste soumis à l'utilisation prolongée d'un poste informatique
- poste ouvrant droit à NBI
Poste n° E000027537
Groupe RIFSEEP 2
(Groupe RIFSEEP 1 possible pour un agent dont l'ancienneté en qualité de fonctionnaire est d'au moins 13 ans quelque soit l'employeur public) -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
