Assistant.e du Cabinet de la Présidence
Référence : 2025-1971629
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Jean-Monnet - Saint-Etienne
Université Jean Monnet - Localisation : Maison de l'Université
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Il/elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat administratif, technique et logistique. Il/elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président.
Il/elle assure un appui administratif pour les quatre Vice-présidents centraux et pour la Directrice de Cabinet.
Ses activités sont articulées avec celle du secrétariat du Directeur Général des Services.
Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.
ACTIVITES
- Mettre en œuvre l’agenda du Président et des quatre Vice-présidents centraux contrôler et suivre les échéances
- Assurer la gestion et le suivi de la boite mail générique « présidence »
- Assurer l’appui administratif de la Directrice de cabinet
- Organiser les réunions et les séminaires de l’équipe présidentielle
- Organiser les déplacements professionnels du Président et en appui, ceux des Vice-présidents centraux, et assurer le soutien technique et logistique de ces déplacements
- Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes, gérer les renouvellements de mandats
- Etablir les Ordres de mission et veiller à leur suivi et établir les bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, de la Directrice de cabinet et des Vice-présidents centraux
- Participer à mettre en œuvre le calendrier des différentes instances en lien avec les Directions et Services concernés : Bureaux, conseils centraux, conférences budgétaires
- Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant du périmètre du Président et des Vice-présidents centraux
- Traiter le courrier postal en lien étroit avec le Secrétariat de la Direction générale des Services
- Rédiger les courriers courants
- Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
- Coordonner le suivi des recours étudiants reçus directement à la présidence, ou reçus des composantes, en lien avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle et la Direction des affaires juridiques
- Assurer le suivi du budget du cabinet de la présidence en lien avec la Directrice de cabinet
- Actualiser le carnet de contacts du Président et la liste « Protocole » en lien avec la Direction de la Communication
Profil recherché
- Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
- Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda Outlook, internet...)
- Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
- Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive
- Savoir rendre compte
- Curiosité intellectuelle
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
- Connaître le processus décisionnel propre aux universités
- Connaître les différentes délégations de signature et leur périmètre
- Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : 3 ans
NIVEAU D’ETUDES MINIMUM REQUIS
Niveau : Bac+2 / Licence
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Université Jean Monnet est une université pluridisciplinaire qui rassemble plus de 20 000 étudiants sur 5 campus à Saint-Étienne et Roanne.
Elle propose une offre de formation dans les domaines sciences, technologies, santé, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues.
Bénéficiant d’une importante ouverture à l’international, l’UJM offre aussi une expertise toute particulière dans l’accompagnement à la réussite étudiante et à l’insertion professionnelle, dans un cadre de vie étudiante riche et dynamique.
Grâce à sa formation de haut niveau, sa recherche sur des segments de pointe, son attractivité internationale, et la modernisation de ses campus, elle est une université qui se transforme selon un projet d’établissement responsable et humain.
Descriptif du service
L’Assistant/Assistante du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché (e) à la Directrice de cabinet.
À propos de l'offre
-
Rejoindre l’Université Jean Monnet, c’est :Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.
Évoluer et se former tout au long de sa carrière.
Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle grâce à 49 jours de congés par an, 2 jours par semaine de télétravail à compter de 6 mois d’ancienneté sur le même poste, 12 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4.5 jours. L'organisation du temps de travail est analysée par service en fonction des activités.
Bénéficier, tout au long de la carrière, d’un accès à un réelle variété de métiers, à des mobilités et à une évolution professionnelle.
Travailler pour une mission de service public (la formation et la recherche) au contact d’un public étudiant.
Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.
-
Les activités listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées. Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante.
-
Vacant à partir du 30/06/2025
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
