ASSISTANT(E) DU CABINET DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE - MAIRIE DE BOURBOURG

Le cabinet du Maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres Collectivités.
Le cabinet du Maire est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalités, communes, etc...), le protocole et les actions de proximité.

* Cabinet du Maire :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire,
- Gestion de l'agenda du Maire,
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la Ville,
- Transmission mensuelle de planning de réunions des élus,
- Participation à certaines manifestations en qualité d'hôtesse d'accueil du public.

* Protocole
- Phase de préparation : organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires ; élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...) ; anticiper les tâches et prioriser les urgences ; participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer le format.
- Phase de suivi des manifestations : assurer le bon déroulement des évènements officiels ;
accompagner et informer les élus dans el respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements ; accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.

Activités Annexes :
- les assurances,
- les archives,
- Gestionnaire des assemblées : accompagner les services dans la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Président ; organiser et superviser toute la chaine préparatoire des assemblées (préparation des dossiers, récupération et mise en forme des délibérations, transfert des délibérations via les outils bureautiques, participation aux assemblées, rédaction de comptes-rendus restituant fidèlement les échanges) ; veiller au respect du calendrier des assemblées défini avec le Maire ; organiser le processus du contrôle préalable des actes en lien avec les services ; contrôler les envois de convocations, des dossiers, des mises en signatures des délibérations ; garantir la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation (transmission au contrôle de légalité, assurer la publicité des actes,...).