Assistant(e) du chef de service
Référence : 2025-2035468
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Départementale des Territoires et de la Mer des Pyrénées-Atlantiques (DDTM 64)
- Localisation : BD TOURASSE 64032 PAU CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos missions au sein de l'unité seront :
- le secrétariat et l'organisation administrative ;
- l'appui direct au chef de service ;
- la participation aux temps de pilotage ;
- la représentation du service sur certaines thématiques (ex : étude immobilière) .
Secrétariat et organisation administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du chef de service et du service.
- Gérer la boîte électronique fonctionnelle du service.
- Organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles pour le chef de service, préparation des réunions.
- Suivre les congés du service pour le compte du responsable.
- Assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités.
- Mettre en place un chronogramme des courriers transitant au sein du service.
- Préparation, mise en forme et transmission des courriers à signature (direction, préfet).
- Gestion de l'agenda du chef de service : prise de rendez-vous, anticipation.
- Gestion des archives existantes.
Appui direct au chef de service :
- Répondre aux commandes du service : rédaction de projets de réponses à partir de consignes orales ou écrites du chef de service, puis à terme en autonomie.
- Participation à certaines réunions internes (revues d'activité, réunions hebdomadaires, temps de pilotage). Prise de notes, élaboration ou mise en forme de comptes rendus.
- Suivi ponctuel de bilans, d'enquêtes ou de données administratives à échéances (fiches préfet, réponses SGCD...).
- Préparation des réunions pilotées par le chef de service : ordre du jour, logistique, préparation des supports.
- Assurer le suivi de dossiers prioritaires ou sensibles : centralisation des informations, alertes, relances.
- Aide à la formalisation de bilans, tableaux de suivi, comptes rendus internes.
- Être l'interface avec les services transversaux (direction, SGCD, RH, etc.)
Liaison hiérarchique :
Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.
Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM
Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités, syndicats mixtes en charge des SCoT.
Profil recherché
Compétences et connaissance attendues :
- Connaissances juridiques (urbanisme, environnement, etc.) ;
- Connaissance des politiques publiques de l'État ;
- Connaissances administratives (fonctionnement des services et des collectivités territoriales) ;
- Connaissances dans les domaines de l'aménagement et du développement durable
(Environnement, logement, risques, etc.).
Savoir faire :
- Maîtrise du logiciel QGIS souhaitable.
Savoir être :
- Sens des relations humaines ;
- Volonté de constituer un collectif ;
- Aptitude à travailler en équipe et à partager les connaissances ;
- Animation de réunions.
Une expérience en urbanisme présente un atout majeur pour la candidature. Cependant, il ne s'agit pas d'une condition préalable à la prise de poste, les connaissances requises pouvant s'acquérir au fil du temps et de formations.
Volonté, sens du service de l'État, curiosité, travail en équipe, goût pour l'urbanisme, ainsi que l'appétence pour les relations humaines sont des qualités recherchées pour ce poste.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le poste d'assistant du chef de service est rattaché au service Urbanisme et Risques de la DDTM des Pyrénées-Atlantiques, comprenant 27 agents et chargé du portage des politiques de l'État en matière de :
- développement et aménagement durable, planification urbaine ;
- prévention des risques naturels et technologiques ;
- transports et déplacements ;
- instruction des autorisations d'urbanisme pour l'État et les collectivités ;
- liquidation des taxes d'urbanisme.
Il est constitué de 4 unités à Pau et d'un pôle à Bayonne.
Le secrétariat du chef de service constitue un poste transversal à haute visibilité, situé au coeur des échanges internes comme externes. À ce titre, l'agent recruté interviendra en appui direct du chef de service, avec une mission d'organisation, de coordination et de soutien administratif renforcé. Le poste exige une rigueur quotidienne, un sens affirmé du service public et une posture professionnelle : il incarne l'image du service.
À propos de l'offre
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Le CV et la lettre de motivation seront à adresser à :
Thomas Harmand, chef du service Urbanisme risques de la DDTM des Pyrénées-Atlantiques :
[email protected]
POUR LES FONCTIONNAIRES :
Pour finaliser votre candidature, merci de contacter le service RH afin qu'il vous adresse le formulaire de mobilité à compléter et à retourner avant la date limite de candidature :
[email protected]
Sans ce document, la candidature ne pourra pas être prise en compte. -
Poste n° RenoiRH 0920640258
COTATION RIFSEEP 1
Niveaux de responsabilité, marge d'initiative et délégations de responsabilités :
- Responsabilité directe du suivi de certaines procédures.
Conditions de travail et contraintes particulières :
- Télétravail envisageable au bout de 6 mois, selon l'autonomie et la montée en compétence de l'agent.
Moyens matériels
- Bureau ;
- Matériel informatique ;
- Parc de véhicules en libre accès ;
- Documentation juridique. -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
