Assistante du Maire et du DGS - Mairie de BOISSY-SOUS-SAINT-YON

Apporter une aide permanente à l'autorité territoriale ainsi qu'au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de classement et de suivi des dossiers

Pour le Maire :
-Prendre les RDV pour Monsieur le Maire et les noter sur un agenda partagé.
-Rédiger des courriers ou mails à la demande du Maire
-Organiser certains RDV du Maire (ex : congrès des Maires, Sous-Préfecture)

Pour les élus :
-Distribuer le courrier aux élus, scanner certains documents.
-Inscrire les élus aux formations et réunions demandées.
-Tenir à jour un calendrier des congés de maires-adjoints ainsi que celui des permanences élue(s)
-Etablir le tableau de représentation des élus dans les différentes instances et le mettre à jour
-Planning des adjoints aux instances : Coordonner, assurer la gestion, le suivi du planning des différentes instances intercommunales. Informer ces instances des présences ou absences des élus de la ville aux réunions.

Pour le DGS :
Organiser le conseil municipal :
-Etablir les convocations,
-Afficher l'ordre du jour,
-Préparer la salle et participer au Conseil Municipal,
-Préparer les dossiers des élus incluant l'ensemble des documents
-Elaborer la note de synthèse
-Mettre en forme les délibérations à partir de la note de synthèse,
-Distribuer les délibérations aux services concernés et partenaires extérieurs,
-Réaliser le PV et l'afficher,
-Transmission des actes au contrôle de légalité

-Rédiger les arrêtés et les décisions municipales et centraliser celles prises par les autres services,
-Tenir à jour le registre des délibérations et des décisions, le registre des arrêtés et des actes administratifs.

Organiser les réunions de direction :
-Etablir le calendrier en concertation avec le DGS, convoquer les cadres, participer à la réunion de direction, rédiger et diffuser le compte-rendu
-Gestion de la boîte Mails "Mairie" et suivi du traitement des demandes des administrés (mettre boîte mail mairie en copie)
-Réception et transmissions des mails "Mairie" aux bons interlocuteurs

Assurer le pilotage des dossiers suivants :
- Assurances : suivi des sinistres communaux. Gestion des assurances bâtimentaires, des véhicules, de la RC...
-Informatique et télécommunications : Gestion et suivi des commandes de matériel, relations avec nos prestataires et fournisseurs,
-Occupation du domaine public : Rédaction des arrêtés municipaux (commerces ambulants, taxis, forains...)

-Divers : suivi des commandes de fournitures administratives : remplacement exceptionnel à l'accueil ; remplacement de la chargée de communication en son absence