Assistante du pôle direction
Référence : 2025-1969913
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DREETS PACA
DDETS DU VAR Pôle secrétariat de direction - Localisation : 177 Bd Charles Barnier - CS31209 - 83070 TOULON Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Encadrement (oui ou non) : non
Activités principales : assistant(e) de direction
1- Organisation du planning et préparation des rendez-vous en constituant les dossiers relatifs aux questions évoquées en lien avec les chefs de service ;
2- Accueil et Communication : Gestion des appels et des messageries, transmission d’informations internes, externes et diffusion d’articles de presse ;
3- Support administratif et logistique : gestion, tri et traitement du courrier, rédaction et mise en forme de documents, commande de fournitures et gestion interne, mise à jour des outils de communication ;
4-Suivre les courriers sensibles et les commandes préfectorales ainsi que les échéances ;
5- Gestion du recueil des actes administratifs ;
6-Participation à la construction et à la mise en oeuvre des projets de service internes (organisation des assemblées générales, rédaction des cahiers des charges en réponse aux appels à projets cf. FMATE, FIACT, etc.)
Partenaires institutionnels : Ministère – Préfecture – DREETS- Services de l’Etat
Spécificités du poste / Contraintes :
Nécessité forte d'avoir une continuité de service sur le secrétariat de direction
Disponibilité, initiative, compétences techniques, capacité d’adaptation, capacité d’organisation du travail, sens du service public, qualités relationnelles- discrétion
La fiche de poste n'est pas exhaustive de toutes les tâches incombant la chargée de coordination et peut évoluer.
Profil recherché
Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Applications informatiques métier Bureautique et outils collaboratifs M
- Classement, archivage M
- Environnement administratif, institutionnel et politique M
- Techniques de secrétariat M
- SI Chorus DT
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Faire preuve de discrétion (M)
- Réactivité (M)
- Sens de l'organisation (M)
- Sens des relations humaines (M)
- Savoir respecter les délais (M)
Savoir-faire :
- Archiver (M)
- Diffuser une information, une publication (M)
- Mettre en forme un document (M)
- Organiser une réunion (M)
- Prioriser (M)
- Rédiger un acte juridique (M)
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
DDETS DU VAR
Pôle secrétariat de direction
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail :
1 Gestion budgétaire
2 Chorus Formulaire, chorus DT -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
