Assistant(e) du Président de l'université de Bordeaux F/H

Devenez l’assistant(e) du président d’une grande université française.

Rattaché(e) au Cabinet de la Présidence de l’université, sous l’autorité hiérarchique directe de la Directrice de cabinet, le poste s’exerce en collaboration étroite avec la responsable du protocole et les assistantes de direction.

En tant qu'assistant(e) du Président, vos missions sont :

• Assister le Président dans la gestion de son agenda (organisation de réunions, de rendez-vous, de missions, préparation des fonds de dossier, préparation des déplacements), en lien étroit avec la Directrice de cabinet.
• Gérer l’agenda du Président ainsi que celui de la Directrice de cabinet, avec une vision d’ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances.
• Assurer l’interface entre la Présidence, la communauté universitaire et les partenaires extérieurs.
• Accueillir les rendez-vous du Président, en particulier ceux avec les personnalités (délégations, responsables institutionnels, etc.).
• Participer à la préparation et au déroulement de certaines manifestations institutionnelles.
• Contribuer au bon fonctionnement du cabinet et en garantir la continuité de service.
• Superviser l’activité du Chauffeur du Président, avec lequel vous formez un binôme opérationnel.
• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe ; analyser, redistribuer et réorienter les sollicitations et demandes vers les bons interlocuteurs au sein de la gouvernance.
• Répondre aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) de la Présidence.
• Retranscrire avec fiabilité des informations orales à l’écrit.
• Contribuer à la bonne organisation des événements portés par la Présidence, sous le pilotage de la Responsable du Protocole, et prendre part aux cérémonies protocolaires.
• Rédiger, saisir et mettre en forme des documents variés (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), puis en assurer la reproduction et la diffusion.