Assistant(e) du secrétaire général - Gestionnaire RH
Référence : 2025-1892103
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DREETS GRAND EST
DREETS GRAND EST Pôle Secrétariat général 6, rue Gustave Adolph Hirn 67000 STRASBOURG - Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. Assistant (e) de direction
--> Assistant (e) du secrétaire général (50%)/ placé(e) sous la responsabilité du SG
--> Intérim du secrétariat de la direction régionale (DR/DRD)
- Organisation de l’activité, vérification permanente de l'agenda, prise de rendez-vous, planification, organisation et préparation des réunions ponctuelles et récurrentes, préparation des dossiers afférents, réservation de salles et des matériels informatiques, envoi et suivi des invitations, prise de notes, rédaction
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, mise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Suivi des signatures des documents émanent des services du SG, appui au SRH sur des campagnes spécifiques générant des tâches de secrétariat)
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
2. Gestionnaire RH (50%) au sein de l'Unité action sociale, concours et volet médical
Mise en œuvre de l'Action sociale :
- Instruction des dossiers d’action sociale de titre 2 : gestion administrative, instruction des dossiers (analyse - vérifications de données), dans le respect de la chaîne de gestion des dossiers
- Gestion des opérations du Titre 3: convention de subventionnement des amicales du Grand Est, conventions de restauration collective, mise à jour des indices et suivi /vérification des facturations
- Élaboration des bilans annuels et des enquêtes de la DRH
Mise en œuvre de la médecine de prévention: déclaration des effectifs ; prise de rendez vous ; suivi des visites médicales ; bilan statistiques ; suivi des facturations. Instruction des accidents de service et des maladies professionnelles
Participation à l'organisation des concours et des examens professionnels
Appui au déploiement de la campagne des entretiens professionnels : mise en qualité des données dans Esteve ; appui à la gestion des tickets au niveau DREETS ; soutien technique auprès des gestionnaires des 10 SGCD.
Appui à l'Unité formation et parcours professionnels : supervision salles et matériel ; reprographie au besoin de certains documents pour les stagiaires ; accueil formateurs et stagiaires ; remise feuilles émargement
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné **
- Statut général de la fonction publique, statuts particuliers **
- Techniques d'indexation, de classement et d'archivage**
Savoir-être :
- Travailler en équipe ***
- Communication écrite et orale***
- Rendre compte au chef de service***
- Discrétion professionnelle et confidentialité des dossiers RH***
- Excellent relationnel, équanimité et adaptabilité aux différents interlocuteurs ***
- Sens de l'organisation ***
- Autonomie, Adaptation ***
Savoir-faire :
- Maîtriser de la rédaction administrative ***
- Bonne connaissance du fonctionnement des services déconcentrés de l'Etat
- Techniques de secrétariat***
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques courants (Outlook, Excel, Word), Powerpoint)***
- Savoir instruire, préparer et mettre en œuvre une décision **
Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes-rendus) ***
- Savoir s'organiser ***
Localisation
Qui sommes-nous ?
La DREETS du Grand Est a été créée le 1er avril 2021 par le décret 2020-1545 du 09/12/2020.
Il a été décidé de transformer en profondeur aux niveaux régional et départemental le service public de l'insertion, pour regrouper les compétences contribuant à cet objectif sans discontinuité de l'accompagnement de personnes en difficultés jusqu'à l'insertion par l'activité économique et l'emploi. La rationalisation de ces services déconcentrés doit permettre d'assurer un dialogue efficace avec les acteurs du service public de l'emploi et de l'insertion.
La DREETS Grand Est comporte 3 Pôles (C,T et SCE) et un Secrétariat Général.
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
- Formations aux applicatifs informatiques dédiés
- Gestion des accidents de services et maladie professionnelles
- Gestion de l'action sociale/outil PepsLes candidatures (CV + lettre de motivation) sont à transmettre aux adresses suivantes :
ge.rh-eeffectifs]dreets.gouv.fr
Contact 1 : GARRIGOU-GRANDCHAMP Philippe
philippe.garrigou-grandchamp@dreets.gouv.fr
Contact 2 : MONNERY Faustine
faustine.monnery@dreets.gouv.fr
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Spécificités du poste / Contraintes :
- Développement nécessaire de polyvalence au regard des domaines d'intervention de la direction et d'une forte capacité d'adaptation
- Discrétion et confidentialité
- Disponibilité accentuée à certaines périodes de l'année -
Vacant à partir du 01/02/2025
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Secrétaire
