Assistant(e) du Secrétariat général
Référence : 2024-1684595
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Voies Navigables de France (VNF) - DT Strasbourg
- Localisation : 4 QUAI DE PARIS 67010 STRASBOURG CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les assistant.e.s travaillent en collectif au sein d'un même bureau.
Elles/Ils assurent une continuité de service sur l'ensemble des missions administratives suivantes :
1. Secrétariat
- Assurer la gestion d´agendas des membres du CODIR (membres de la direction)
- Organiser les évènements relatifs au CODIR ou au Comité Stratégique : réalisation des invitations, réservation des salles, échanges éventuels avec des prestataires
- Gérer le courrier postal et dématérialisé et effectuer le suivi du courrier pour l'ensemble des services
- Gérer les parapheurs pour l'ensemble des services
- Mettre en forme des courriers, lettres, notes et effectuer des relectures
- Réaliser des comptes rendus et divers documents (autorisations de conduite)
- Gérer les appels téléphoniques
- Accueillir les éventuels rendez-vous des membres du CODIR
- Gérer et utiliser les boîtes mails des différents services
- Etablir les ordres de missions permanents, temporaires et internationaux pour l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg
- Préparer l'organisation logistique de réunions (réservation de salle etc.)
- Elaborer et gérer le tableau prévisionnel des congés des agents
- Apporter un appui pour l'organisation d'évènements tiers en lien avec le service communication, le Service Développement ou le pôle Management Qualité.
- Effectuer l'accueil du bâtiment du quai de paris ponctuellement
2.Déplacements
- Assurer la gestion des déplacements de l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg (réservation d'hôtels, train, avion, location des véhicules etc.)
- Mettre à jour la cartographie des populations par service en fonction des départs et des arrivées
- Administrer l'outil de gestion des déplacements NOTILUS (mise à jour des profils et des populations), et former à l'utilisation de cette plateforme
- Participer aux clubs nationaux sur les déplacements
3.Ressources
- Piloter et administrer l'outil de réservation des véhicules
- Travailler de concert avec le logisticien du quai de paris
Profil recherché
Profil recherché:
Compétences techniques:
- Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Capacités de synthèse
- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations
Compétences relationnelles et aptitudes
- Discrétion et esprit d'équipe
- Rigueur et polyvalence
- Respect de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
Compétences transversales
- Gérer les urgences
- Sens des priorités et de l'organisation
Une expérience significative dans le domaine du secrétariat est demandée.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- recrutement.dts@vnf.fr
- pauline.muller@vnf.fr
Qui sommes-nous ?
Opérateur de l'ambition fluviale, Voies navigables de France est un acteur incontournable du développement durable, de la gestion globale de l'eau, de l'attractivité des territoires.
Passionnés de la gestion de l'eau et conscients de son importance cruciale pour l'avenir, nos 4000 talents au Siège comme en direction territoriale et sur le terrain ont à coeur d'apporter un service public moderne adapté aux enjeux d'aujourd'hui et de demain.
À propos de l'offre
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Monter à bord de Voies navigables de France, c'est s'ouvrir à une grande diversité de métiers où chacun peut s'épanouir.
Si ce poste vous intéresse, n'attendez-pas pour postuler, nous avons hâte de vous rencontrer !
Adressez-nous votre CV à l'adresse suivante : recrutement.dts@vnf.fr
Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à contacter :
Contact opérationnel :
- Annabella BERTI, Secrétaire Générale Adjointe
Mail: annabella.berti@vnf.fr, Tél: 06 76 73 30 55
Contact RH :
- Pauline MULLER- Chargée de mission GPEEC - Tel : 06.61.18.48.29, Mail : recrutement.dts@vnf.fr -
Conditions particulières d'exercice et moyens mis à disposition :
- Bureau situé à Strasbourg, à 5min à pied de la gare centrale
- Ordinateur et téléphone portable.
Avantages :
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%
- Carte ticket restaurant
Informations liées au cycle de mobilité :
- Code poste RenoiRH : E000025707
- Code mobilité : V-2024-C02-AAAE
- Ce poste est ouvert uniquement aux fonctionnaires de catégorie C administratif
- Cotation du poste : RIFSEEP
- Date limite de candidature : 02/10/2024
- Date de prise de poste: 01/12/2024 -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
