Assistant(e) en charge de l'événementiel (en remplacement d'un congé maternité)
Référence : 2025-1909119
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut d'Etudes Politiques d'Aix en Provence
Sciences Po Aix - Localisation : 25 rue gaston de saporta
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Grille de rémunération IEP € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Grille indiciaire
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : évènementiel
-Tenir à jour un calendrier annuel des manifestations protocolaires et événementielles en collectant les informations liées aux manifestations ayant lieu dans l’établissement.
-Organiser et coordonner la mise en place des manifestations protocolaires et événementielles (réunions, réceptions, cérémonies diverses) passant par la relation et l’organisation de réunions avec l’ensemble des services concernés, la réalisation des déroulés et des dossiers des cérémonies et manifestations, la gestion des prestataires, la gestion des installations et dispositifs protocolaires, l’accueil des invités…
-Réceptionner, contrôler et faire valider les fiches évènements, transmettre les informations au service logistique (via le logiciel Asana) et au service communication.
-Rechercher et gérer les prestataires (devis, commandes, suivi du budget, habilitations diverses), assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison /réalisation des prestations.
-Réceptionner les demandes de goodies, les préparer et suivre les stocks.
-Assurer un suivi rigoureux des demandes d’évènements et maintenir une excellente communication avec les demandeurs (étudiants, enseignants, partenaires extérieurs).
Mission 2 : assistanat de direction (seulement en cas d'absence de l'assistante de direction)
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat et l’orientation des visiteurs.
-Assurer la réception, le traitement et le dispatching du courrier entrant de l’établissement.
-Gérer l’ensemble des tâches du secrétariat de direction : gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous et des réunions, suivi des demandes de la directrice et de la directrice de cabinet, réservation des titres de transport, restaurants et hôtels de la directrice.
-Etablir et suivre le circuit des bons de commande, ordres de mission et services faits de la directrice.
-Suivre les demandes adressées au cabinet et préparer les dossiers en vue des réunions institutionnelles et administratives.
-Rédiger certains courriels et courriers de la directrice, notes de service et arrêtés.
-Diffuser les messages à l’attention des différentes communautés de Sciences Po Aix.
-S’assurer de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture...).
-Commander et suivre le stock des fournitures et s’assurer des diverses prestations (café d’accueil…).
-Classer et archiver annuellement les documents et les dossiers.
Profil recherché
Savoirs :
-Connaissance des techniques de secrétariat et d’accueil
-Expérience avérée dans l’évènementiel
-Connaissance de l’anglais écrit et parlé
Savoir-faire :
-Savoir organiser et planifier ses activités
-Maîtriser les techniques événementielles
-Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
-Maitriser les outils informatiques (Word, Excel) et le logiciel Asana
-Savoir travailler en équipe projet
-Maîtriser les procédures de classement et d’archivage
Savoir-être :
-Faire preuve de discrétion
-Aisance relationnelle
-Réactivité et dynamisme
-Organisation, autonomie et rigueur
-Communiquer
-Savoir rendre compte, être fiable et transparent
Compétences attendues
Voir descriptif du profil recherché
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Charlotte Revol
- Sophie Barbaza
Qui sommes-nous ?
L’Institut d’Etudes Politiques (IEP) d’Aix-en-Provence, situé 25 rue Gaston de Saporta, est un établissement public administratif d’enseignement supérieur, à taille humaine qui accueille 1800 étudiants et compte 125 personnels permanents.
L’IEP délivre un diplôme conférant le grade de master (bac+5), prépare à des diplômes nationaux (licence, master, doctorat), à des concours administratifs (INSP, ENM, IRA, etc.) et délivre des formations courtes dans ses domaines de compétence. Une recherche active s’y déroule et l’établissement est aussi un lieu de culture ouvert sur la Cité comme à l’international. L’IEP est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
Descriptif du service
Le Cabinet est une des 5 directions de Sciences Po Aix. Il pilote les missions liées à la stratégie institutionnelle de l’établissement et ses déclinaisons opérationnelles en matière de projets structurants, communication, inclusion (handicap, égalité, lutte contre les VSS).
Travailler au cabinet requiert une discrétion professionnelle exemplaire en raison du caractère parfois sensibles des dossiers et un excellent relationnel avec l’ensemble des interlocuteurs de l’établissement.
L’emploi est localisé au 25 rue Gaston de Saporta. La personne recrutée sera placée sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de cabinet.
À propos de l'offre
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Contraintes horaires nécessitant parfois des disponibilités les soirs ou les week-ends.
Forte discrétion professionnelle attendue sur le poste.
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Vacant à partir du 25/08/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
