Assistant·e en gestion et en communication interne

Au sein de la DGDRHO, en lien avec les assistantes de Direction, vous aurez en charge des missions suivantes ayant pour objectif commun de faciliter les échanges d’informations, tant d’un point de vue externe (aspect communication) que sur un aspect interne (gestion administrative coordonnée d’une structure de 170 agents) :
D’une part, sur les aspects de communication :
-           Elaborer, organiser et mettre en œuvre des supports de communication papier et électronique en lien avec les services producteurs de contenu de la DGD RHO, dans le respect de la charte graphique et des gabarits fournis par la DGDCOM.
-           En tant que référent numérique de la DGD RHO, accompagner les services de la DGD RHO dans leur communication interne à leurs usagers via l’intranet.
-           Assurer l'organisation matérielle et logistique des séminaires de la DGD RHO (2 par an)
-           Assurer la centralisation d’information internes liées aux agents de la DGD RHO à la DGD RHO, pour une diffusion adaptée pour chaque service en fonction de ses droits et de ses habilitations.
-           Assurer la bonne diffusion d’informations à caractère collective au bon niveau, notamment pour ce qui concerne des questions liées aux avancements individuels des agents de la DGD RHO.
-           Effectuer la diffusion de documents de communication en interne à la DGD RHO.
-           Echanger des pratiques et des informations dans le cadre des réseaux de communication internes à la DGD RHO.
-           Centraliser les informations relatives aux RHO et les remonter aux chargés de communication interne de la DGDCOM, qui relaient aux personnels de l’université.

D’autre part, sur les aspects de gestion interne liés à une meilleure circulation de l’information au sein de la DGD RHO :
-           Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services intersites en lien avec la Direction Générale des Services
-           Assurer le suivi des dossiers tel que les campagnes de gestion collective concernant les personnels de la DGDRHO (avancement Liste d’aptitude/Tableau d’avancement des agents titulaires, Télétravail, suivi des Compte épargne temps pour les agents de la DGD RHO), en lien avec le département de gestion collective de la DGD RHO.
-           Suivre et mettre à jour les délégations de signature, en lien avec la DGDAJ
-           Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers et convocations pour le compte du directeur de la DGDRHO
-           Intégrer les nouvelles arrivées (préparation du poste de travail, accueil, information) en lien avec la DSIN
-           Aider au fonctionnement matériel et organisationnel de la direction : réservation de salles et de matériel, commande de fournitures, logistique
-           Mettre à jour les listes de diffusion encadrants et personnels de la direction et les différents alias liés à la communication de la DGD RHO
-           Suivre dans les logiciels les demandes de congés de