Assistant(e) fr direction en administration générale - Communauté Coeur d'Astarac en Gascogne
Référence : O032251009000034
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Mirande
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales
* Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS
* Garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
* Assurer le standard téléphonique de la collectivité et le secrétariat du Président et des élus.
* Organiser et suivre la circulation de l'information (courrier, parapheur, dossiers).
* Participer à l'accueil institutionnel
Activités principales
* Gestion des assemblées
- Préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
- Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
- Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications.
* Secrétariat du Président et du DGS
- Gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers des élus
- Rédaction de courriers et notes administratives.
- Participation à l'organisation d'événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).
* Standard téléphonique, gestion du courrier et des arrêtés
- Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant.
- Préparation, rédaction et diffusion des arrêtés.
- Suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité
Gestion des plannings d'occupation des équipements communautaires
- Suivi des demandes d'occupation gratuite et payante
- Rédaction des conventions d'utilisations
- Alimentation du logiciel de réservation dédié
- Transmission des informations aux services techniques et comptabilité
Profil recherché
Compétences requises
Savoirs (connaissances) :
Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales.
Réglementation relative aux actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions).
Maîtrise des outils bureautiques (dont @ctes)
Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs.
Organiser et suivre les assemblées communautaires
Gérer un secrétariat de direction (agenda, dossiers).
Prioriser et respecter des délais contraints.
Savoir-être (compétences relationnelles) :
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Rigueur et capacité d'organisation.
Réactivité et polyvalence.
Qualités relationnelles et sens du service public.
Conditions particulières
Horaires liés aux assemblées (séances en soirée).
Grande polyvalence (assemblées, secrétariat).
Travail en lien étroit avec le DGS, les élus et l'ensemble des services.
À propos de l'offre
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Envoyer CV + lettre de motivation (obligatoire) à Mme Fabienne GRACIA, responsable RH.
fabienne.gracia@coeur-dastarac.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
