Assistant(e) gestion budgétaire et administrative DC 005

La Direction de la Communication du SIAAP rechercher un(e) assistant(e) gestion budgétaire et administrative.
Poste situé à Paris 12ème (Bastille-Gare de Lyon).

Missions principales :
1. Organiser et gérer l’activité administrative de la Direction (accueil téléphonique, boite aux lettres électronique du SIAAP, mise à jour du fichier des contacts externes, suivi des stocks de brochures/goodies…)

2. Passer et suivre les commandes et marchés liés à la communication :
- Gestion comptable : assurer la gestion et le suivi jusqu’à la mise en paiement (devis, bons de commande, factures) en lien avec le service Comptabilité ; reporting ;
- Elaboration de « marchés sans publicité ni mise en concurrence » suivant modèle type, suivi avec le service de la comptabilité et la Direction des marchés publics (utilisation du logiciel SIS-marchés)

3. Gérer le budget des actions et projets de la Direction : proposition de budget annuel, suivi et contrôle

4. Coordonner les prestataires pour les insertions publicitaires dans les magazines des communes riveraines des usines du SIAAP et la presse spécialisée et assurer le suivi de l’exécution des insertions, ainsi que leur classement

5. Veiller au bon suivi administratif des conventions du SIAAP avec des associations ou des communes portées par la Direction de la Communication : signature par les partenaires, demande des rapports d’activités, mise en paiement…

6. Participer à la planification et au suivi des actions de communication (recherche et commande de goodies, événements divers comme les vœux, inaugurations, visites, salons, présence d’un stand SIAAP, etc.) en lien avec les responsables de projet : relations avec les directions ou sites organisateurs et les prestataires concernés, demande de devis, préparation et acheminement de matériel, gestion des inscriptions, etc.