assistant.e logistique et d'accueil de la formation continue

ACTIVITES PRINCIPALES D’ACCUEIL
• Processus d’admission des auditeurs aux programmes de formation (5%)
- Contribuer à l’organisation de l’accueil des candidats (préparation des entretiens d’admission – préparation des kits de bienvenue lors du 1er jour de formation)
- Préparer les dossiers des candidats à l’intention des jurys d’admission
• Accueil et logistique des formations (80%)
- Réserver les traiteurs et autres prestataires d’accueil (si nécessaire) avec établissement de devis en coordination avec la gestionnaire administrative de la Formation Continue
- Imprimer, transmettre et éventuellement faire signer des documents en lien avec l’accueil des formations (listes d’émargement, attestation de présence)
- Transmettre par mail le programme des journées de formation aux auditeurs et intervenants en amont
- Assurer la bonne production des documents remis aux auditeurs en relation avec les services techniques de Sciences Po Lille (en autonomie ou en lien avec le service de la reprographie selon les documents)
- Contribuer à l’organisation des formations dans l’école par une mission de logistique :
o Réservation des salles avec l’outil interne de l’école (CELCAT)
o Mise en place des salles à l’avance des formations
o Fléchage des salles
o Maintien des salles de formation en état le plus propre possible
o Mise en place des salles pour le petit-déjeuner et le déjeuner
o Rangement et remise en ordre des salles utilisées par la formation continue (formation, déjeuner, cocktail, etc.)
Une permanence pendant les formations est souhaitée pour en assurer le bon déroulement et la qualité optimale de l’accueil