Assistant.e manager
Référence : 2023-1145963
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Réseau Canopé
Réseau Canopé - Localisation : 1 avenue du Futuroscope, Téléport, bâtiment @4, 86961 FUTUROSCOPE CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Votre mission
Vous assurerez le secrétariat d’un ou plusieurs services et le traitement administratif de dossiers. Vous contribuez au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.
Vos activités principales
- Vous assurez le secrétariat et vous intervenez en appui administratif et logistique auprès du responsable et/ou d’autres membres de l’encadrement.
- Vous gérez les agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions…). Vous effectuez un suivi et un contrôle des échéances.
- Vous recueillez, rassemblez, traitez et diffusez de l’information (rédaction de notes).
- Vous assurez le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée). Vous gérez le suivi des parapheurs.
- Vous assurez la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique et orientez les interlocuteurs internes et externes.
Vos activités associées
- Vous prenez en charge et organisez la communication interne de proximité. Vous coordonnez la circulation de l’information.
- Vous assurez l’organisation, la préparation et le suivi des réunions (convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant, vous prenez en charge les comptes-rendus des réunions.
- Vous contribuez à la collecte et l’exploitation d’informations, à la tenue de tableaux de bord, de statistiques ; au renseignement des indicateurs d’activité.
Profil recherché
Savoir-faire
- Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
- Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées.
- Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, de l’internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité.
- Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles.
- Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses.
- Maîtriser la communication orale.
- Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences.
- Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
- Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte.
- Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information
Savoir-être
- Posséder l’aptitude à porter les valeurs et à valoriser l’image de la structure.
- Être organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
- Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité.
- Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints.
- Être apte au travail en équipe.
- Avoir le sens du relationnel.
- Être autonome tout en sachant rendre compte.
Connaissances
- Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…).
- Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale.
- Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure.
- Connaissance du Statut général de la fonction publique
- Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Qui sommes-nous ?
Opérateur du ministère de l’Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports, Réseau Canopé a pour mission la formation continue et le développement professionnel des enseignants. Il les accompagne notamment dans l'appropriation des outils et environnement numériques.
Réseau Canopé est composé d’un siège social situé à Chasseneuil-du-Poitou (86), de 12 directions territoriales correspondant aux régions académiques, de 5 directions académiques (Corse et Outre-mer), de 102 Ateliers Canopé implantés dans chaque département, de la Librairie de l’Éducation et du Centre pour l’éducation aux médias et à l'information (CLEMI) situés à Paris, ainsi que du Musée national de l’Éducation (MUNAÉ) situé à Rouen.
Descriptif du service
La Direction générale conduit la politique de l'établissement Réseau Canopé dans le cadre des orientations définies par le conseil d'administration et des politiques publiques du ministère de tutelle. Dans ce cadre elle définit les orientations stratégiques de l'établissement, pilote leur mise en œuvre opérationnelle et assure l'encadrement et la coordination des actions conduites par les services et sites de l'établissement.
À propos de l'offre
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Les avantages à travailler avec nous ? Ils sont nombreux :
- Choix du cycle horaire (37h15, 38h05 ou 39h)
- Entre 45 et 55 jours de congés et RTT selon le cycle horaire choisi
- Télétravail partiel (jusqu’à 2 jours par semaine), matériel mis à disposition
- Participation aux frais de repas, selon rémunération de l’agent
- Association du personnel et prestations d’actions sociales interministérielles (équivalente à un CE)
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Disponibilité
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure
Respect des règles de confidentialité
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Susceptible d'être vacant à partir du 16/04/2023
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Assistante / Assistant de direction
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