ASSISTANT.E ou CHARGE.E ADMINISTRATIF

Placé (e) sous la responsabilité du Responsable du service Assemblées, Commande Publique, Communication du SMED13, il/elle assiste le responsable dans la gestion administrative du service. Il s'agit d'un service support qui est en lien avec tous les services.

Activités principales :
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE :

COMMUNICATION :

Assurer l'assistance et la gestion administrative dans les missions de communication et dans la promotion des actions du SMED13
Assistance dans l'organisation de l'évènementiel et dans la mise en ½uvre du plan de communication
Contact et suivi avec les prestataires dans le cadre du plan de communication
Suivi de la mise en ½uvre du plan de communication,
Mise à jour du site internet, et assistance dans le cadre de la refonte du site internet
Recensement des données auprès de chaque services (documentation, photos, dates, compte rendu, pour permettre l'exploitation de ces données dans le cadre de la communication,
Assistance dans l'organisation des réunions d'informations (planification, organisation et suivi des réunions)
Préparation des propositions de courriers d'invitation et d'accompagnement à l'attention des adhérents et aux partenaires.

COMMANDE PUBLIQUE :
Participer à la mise en ½uvre de la politique des achats dans le respect des techniques et des procédures applicables au domaine,
Contribuer à définir et suivre les étapes des procédures d'achat et de la commande publique (calendrier, définition du besoin, préparation des dossiers de consultation, publication, réponses aux entreprises, ...)
Demander des devis pour les besoins d'achats,
Préparer les projet de document en lien avec les marchés (tableau de recensement des entreprises, projets de courriers, de consultation, de lettre de refus, de notification) ;
Assistance dans la préparation et le suivi des commissions liées aux marchés publics (CAO);
Gérer et mettre à jour le tableau de suivi des marchés et assurer le classement des dossiers;
assistance dans la préparation des pièces des marchés et avenants (tenir des tableaux et suivi);
Recenser les demandes de reconductions des marchés auprès des services et des attestations de vigilance (préparer les projets d'envoi de courriel, réaliser des relances, préparer les projets de courrier)
Assurer le suivi administratif et le planning des interventions des contrats.
Contribuer à la mise à jour de la veille juridique

GESTION DES ASSEMBLEES ET AUTRES REUNIONS :
Assistance dans la gestion des assemblées et dans la création des supports informatiques
Préparer les projets de convocations aux commissions et aux séances ;
Relire et mettre en page les projets de délibérations et les délibérations ;
Relire le procès-verbal de la séance ;
Assurer un suivi à la suite des réunions (compte-rendu, envoi de conventions...)