ASSISTANTE POLYVALENTE – GESTION DES ACTIVITES, DES MOYENS ET DU BUDGET DAF
Référence : 2025-2010801
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des affaires financières
DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES - Localisation : 110 RUE DE GRENELLE - 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les attributions du poste sont les suivantes :
Gestion des marchés publics :
o Suivi administratif des marchés et des contrats de maintenance du Bureau de la Cellule en lien avec le responsable fonctionnel du Bureau de la Cellule Informatique.
Gestion financière :
o Suivi du budget attribué à la Cellule. Production de tableaux de bord budgétaires pour rendre compte régulièrement à la hiérarchie ;
o Suivi des commandes informatiques de la cellule : établissement de devis, demandes d’achat, constatations de service fait, facturation ;
o Réalisation des opérations d’exécution budgétaire sur Chorus formulaires en liaison avec la mission centre de services partagés dépenses (MCSPD) ;
o Interfaçage avec les acteurs de la chaîne financière (les services comptables et les fournisseurs).
Secrétariat en lien avec les activités de la cellule informatique :
o Gestion du carnet d’adresses des fournisseurs et prestataires
o Gestion du carnet d’adresses des agents affectés à la DAF (mise à jour des arrivées et des départs) -Communication, à destination des agents de la DAF
o Enregistrement et classement des documents comptables et budgétaires
o Gestion de l’agenda de la cellule informatique : Présence des techniciens sur sites (Absences, Formation, Télétravail), gestion des Arrivées/Départs des agent de la DAF, Gestion des Visio conférences sensibles et évènements exceptionnels (séminaire, webinaire…)
o Prise en charge et suivi des demandes et des incidents depuis l’outil de ticketing SIIWEB, coordination avec les agents de la cellule (proximité et ingénieur Système)
o Gestion du stock matériels : Vérification des livraisons, entrée dans l’outil de gestion de parc (siiweb et ITOP) des équipements bureautiques, attributions aux agents, E/S Stock, prêts
o Participation et animation des réunions permettant les planifications à venir, le contrôle de la qualité des services produits par la cellule, rendre compte des alertes, évènements, état du stock, état du parc et des tickets, et compte rendu du suivi budgétaire hebdomadaire en collaboration avec le responsable de la cellule
o Participation et implication aux divers tests informatiques (tests d’applications lors des livraisons de version, nouveaux matériels ou autres dynamiques d’amélioration de services)
La secrétaire est chargée également de :
o la logistique courante de la structure.
o La secrétaire travaille en relation avec l’UGARH en particulier pour ce qui concerne :
-le suivi du budget et des commandes de fournitures, de papier, enveloppes, calendriers et agendas,
-l’administration du logiciel congés pour l’ensemble des agents la structure, notamment le suivi de toutes les autorisations d’absence (récolte des justificatifs et mise à jour du logiciel en conséquence),
-la mise à jour de l’organigramme interne de la direction,
-la mise à jour de la signalétique sur les portes,
-la comptabilisation journalière et le suivi des absences injustifiées lors des périodes de grève
Profil recherché
Connaissances :
o Une maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) de la suite OFFICE est indispensable.
o Une maîtrise de l’utilisation des outils collaboratifs (messagerie et agenda électronique, visio-conférences) est également nécessaire.
o Appétence pour les nouvelles technologies est très appréciées.
o Une connaissance du fonctionnement d’une administration centrale est attendue.
o Une connaissance du fonctionnement d’un service informatique de proximité est attendue également.
o Une formation au logiciel Chorus Formulaires sera requise dès la prise de fonctions.
Compétences :
o Capacité d’organisation d’adaptabilité et disponibilité.
o Capacité de communication : aptitude à comprendre, reformuler et transmettre des informations dans un contexte technique ; savoir faire preuve de pédagogie, notamment dans les échanges entre les utilisateurs et les membres du Bureau.
o Qualités relationnelles (nombreux contacts avec les services de la direction, la MCSPD, des intervenants extérieurs). Esprit d’initiative.
o Aptitude au travail en équipe.
o Capacité d’analyse et de synthèse.
o Capacité à rendre compte.
o Une maitrise rapide des activités fonctionnelles du poste est attendue.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- jean-bernard.liegeois@education.gouv.fr
- christelle.hachemi@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Rattachée au secrétariat général, la direction des affaires financières (DAF) est responsable de la fonction financière ministérielle du ministère de l'éducation nationale, du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche et du ministère des sports, de la jeunesse et de la vie associative.
Ses missions principales portent sur :
- La coordination de la préparation et de la négociation des budgets des missions interministérielles « recherche et enseignement supérieur », « enseignement scolaire » et « sport, jeunesse et vie associative » et le suivi de leur exécution.
- Le suivi des dépenses salariales et des emplois des programmes budgétaires relevant de deux ministères.
- L’exercice de la tutelle financière sur les opérateurs.
- Le pilotage de l’enseignement privé.
- La professionnalisation de la fonction financière et le développement du contrôle interne financier.
- L’animation de la qualité des comptes individuels de retraite et autres missions à forte expertise sur les retraites des agents titulaires des deux ministères.
- La contribution au pilotage des établissements publics locaux d’enseignement notamment en matière de réglementation financière et comptable.
Descriptif du service
Le Bureau de la Cellule Informatique (BCI) de la Direction des Affaires Financières (DAF), au sein de la Mission des Affaires Générales, de l’Informatique et des Ressources Humaines (MAGIRH) a la responsabilité de la mise en condition opérationnelle, du développement et de la fiabilisation des outils informatiques et bureautiques mis à disposition aux agents de la direction. Il apporte assistances techniques, conseils et expertises techniques aux différents services de la direction et assure la maîtrise d’ouvrage de projets numériques ambitieux.
Dans une démarche ITIL, il assure également la modernisation du système d’information de la direction, ainsi que sa disponibilité et sa sécurité.
Le poste d’assistante comporte des responsabilités variées au sein d’un bureau mettant en œuvre les nouvelles technologies de l’information dans une direction pilier dont les besoins numériques sont bien spécifiques aux affaires financières d’une administration centrale de trois ministères.
Les directives, les priorisations, et les objectifs à atteindre seront définies par le responsable opérationnelle de la Cellule en fonctions des projets, des missions et des attentes de la direction. L’agent travaillera en étroite collaboration avec le responsable.
EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : 3 A : 2 B : 1 C
À propos de l'offre
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De nombreuses formations sont possibles afin d’accompagner la prise de poste,
Présence d’un restaurant administratif, d’une association sportive et culturelle,
Pass-éducation qui donne accès à certains musées à tarif préférentiel.
VOS CONTACTS RH
Personne à qui adresser les candidatures (mail) :
Jean-Bernard LIEGEOIS,
Adjoint à la Cheffe du Bureau de la Cellule Informatique (BCI)
Tél : 01 55 55 89 65
Courriel : jean-bernard.liegeois@education.gouv.fr
Christelle HACHEMI,
Cheffe de la Mission des Affaires Générales de l’Informatique et des Ressources Humaines (MAGIRH)
Tél : 01 55 55 17 67
Courriel : christelle.hachemi@education.gouv.fr
Autre contact (mail) : unité de gestion administrative et des ressources humaines – UGARH
recrutement-daf@education.gouv.fr
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Les agents de la Direction des Affaires Financières sont répartis sur deux sites parisiens. Le titulaire du poste sera amener à se déplacer sur les deux sites (Paris 7 et Paris 5 )
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
