Assistant(e) Ressources Humaines
Référence : 2023-1133835
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : 111 Avenue de Dunkerque 59000 Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du Secrétaire général adjoint en charge de la prospective et des moyens, Chef du département gestion du personnel, l’Assistant(e) RH assiste ce dernier dans la gestion administrative des collaborateurs et se positionne en tant qu’agent polyvalent au sein du service gestion du personnel.
Il(elle) a en charge les activités suivantes :
Être en support du suivi administratif de la gestion du personnel
- Contribuer à la mise à jour des dossiers administratifs de l’ensemble des salariés
- Préparer les contrats de travail et suivre le tableau de bord
- Réunir les documents nécessaires à la constitution du dossier d’embauche, en lien avec l’assistante recrutement
- Assurer la gestion des tickets restaurants
- Actualiser l’annuaire
- Participer à la formalisation des procédures pour sécuriser l’ensemble des processus du service
- Mettre à jour les horaires et absences des collaborateurs dans l’outil VIRTUALIA
- Contribuer à alimenter les données dans le SIRH
- Rechercher ponctuellement des informations notamment réglementaires
- Déclarer l’adhésion des agents au CNAS
- Classer et archiver
- Participer à la gestion des adresses génériques du service
- Préparer les lettres de mission des agents
Prendre en charge la gestion administrative du personnel intérimaire
- Travailler en étroite collaboration avec les entreprises de travail temporaire
- Suivre les contrats, déclarer les heures et les transmettre au service gestion pour facturation
Favoriser l’animation interne
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Contribuer aux actions de communication internes
- Contribuer à l’organisation des réunions d’intégration des nouveaux arrivants en lien avec la Chargée de suivi des formations
Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)
Profil recherché
- Formation requise Bac+2 idéalement en ressources humaines ou en gestion administrative
- Une expérience sur un poste similaire serait un plus
Connaissances requises
- Environnement de l’éducation et de la formation initiale et continue
- Fonctionnement d’une administration
- Connaissance générale des ressources humaines
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi
Compétences attendues
Compétences opérationnelles
- Être réactif par rapport à une demande (écrite ou verbale) et tenir des délais fixés
- Maîtriser l'expression orale et les techniques de communication
- Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif
- Rédiger clairement et efficacement
- Connaître les techniques de classement et avoir des notions d'archivage
- Utiliser les outils bureautiques, les bases de données et applications informatiques (SIRH)
- Savoir rendre compte du suivi de l'activité
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve de confidentialité
Compétences comportementales
- Autonome
- Souci de précision/rigueur/fiabilité
- Capacité d'écoute
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie, et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Le GIP FCIP de Lille est présidé par Madame la Rectrice de Lille, Rectrice de la région académique des Hauts-de-France. En forte croissance ces dernières années, son budget initial 2023 est d’environ 66,1 millions d’euros (hors OPCT d’un montant prévisionnel de 25M€ pour 2023), son effectif est d’environ de 330 agents dont près de 120 au siège et près de 200 dans les établissements scolaires, les lycées professionnels et technologiques majoritairement.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région Nord-Pas-de-Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs.
Descriptif du service
Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés. A ce titre, il s’est inscrit en tant que porteur administratif et financier dans de nombreux projets dans le cadre de France 2030 pour un montant total notifié de plus de près de 58 millions d’€ sur les 5 prochaines années (d’autres projets sont en attente de notification ou en cours de construction pour plusieurs millions d’€). En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen. En appui au réseau des GRETA, il participe à la professionnalisation des personnels, porte et coordonne des réponses aux appels d’offres et appels à projets publics et privés, régionaux, voire nationaux.
Il est également en appui pour le déploiement des pratiques de digitalisation des formations, pour le développement commercial et le développement de l’innovation.
Il pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFA) lui-même appuyé sur 60 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) déployé sur l’ensemble du territoire académique.
Il s’insère continuellement dans de nouveaux projets tels que la Qualité de Vie au Travail, la généralisation du télétravail et la politique d’accueil des personnes en situation de handicap.
Il est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001-2015 et enregistré au DATADOCK et EDUFORM.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 15/03/2023
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
