Assistant.e RH et affaires générales
Référence : 2025-1952910
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : Faculté des sciences du sport
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Catégorie B. TECH € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD 12 mois à pourvoir à compter du 01/09/2025
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Quotité : 100%
Fiche de poste détaillée consultable sur le site de l'Université de Strasbourg
Mission :
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance au sein de la Faculté des sciences du sport :
Assistance administrative et gestion des services d’enseignement et des intervenants extérieurs – 50 % :
- Réaliser les actes de gestion administrative dans le respect des règles et procédures applicables.
- Assurer la gestion des services d’enseignement des enseignants permanents et instruire les dossiers d’engagement des intervenants extérieurs (CEV-ATV) et des collaborateurs occasionnels.
- Contrôler la cohérence des volumes des maquettes d’enseignement et assurer le suivi des heures d’enseignement en lien avec les responsables pédagogiques. Corriger les éventuels écarts identifiés.
Gestion des ressources humaines et affaires générales – 50% :
- Soutenir la mise en oeuvre des procédures de gestion des ressources humaines de recrutement des personnels et étudiants vacataires, de la candidature à la mise en oeuvre de la paie.
- Guider les personnels dans leurs démarches administratives et de carrière, incluant la gestion des congés spécifiques et le suivi des documents.
- Accueillir et informer les membres du personnel, physiquement et par téléphone.
- Préparer, archiver et transmettre les conventions de partenariat ou pédagogiques.
- Suivre et traiter les dossiers administratifs et faciliter la circulation de l'information.
- Assister dans l'organisation des conseils de faculté, séminaires ou événements.
- Mettre en place les bureaux de vote et assurer la communication des informations électorales.
- Coordonner les agendas et les plannings en fonction des échéanciers internes et institutionnels.
Contact pour renseignements sur le poste :
Christelle DURRINGER, Responsable administrative et financière
Profil recherché
a) Savoirs sur l’environnement professionnel :
Savoirs théoriques :
- Connaître les règles de fonctionnement, l'organisation de l'Université et de la Faculté.
- Connaître la réglementation inhérente à la composante et au domaine d'activité.
- Connaître de manière générale les techniques de gestion administrative.
- Techniques de communication et d'élaboration de documents.
- Droit public.
- Méthodologie de conduite de projet.
- Connaissance générale des ressources humaines.
b) Savoir-faire opérationnel :
- Rechercher, vérifier et classer l’information.
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
- Maîtriser les outils bureautiques courants (excel avancé, …) et les logiciels spécifiques à l'activité (ARC, OSE, ORPHEE, AMETYS, ADE…).
- Assurer une veille sur les données propres au domaine de gestion.
- Mettre en oeuvre une démarche qualité et une mise en cohérence des données saisies.
- Savoir rendre compte, alerter et anticiper.
- Savoir hiérarchiser, établir des priorités et travailler dans l'urgence. Savoir respecter les délais.
- Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise) et de communication écrite et orale.
- Réaliser des synthèses et concevoir des tableaux de bord.
- Rédiger des rapports ou des documents.
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.
c) Savoir-faire comportemental :
- Savoir prendre des décisions et à en rendre compte à la hiérarchie.
- Faire preuve de qualités relationnelles et d’adaptabilité.
- Respecter les délais et s’adapter rapidement aux changements d’impératifs.
- Avoir le sens des priorités et l’esprit d’initiative.
- Rigueur et confidentialité.
- Sens de l’écoute et capacité à travailler en autonomie.
- Être réactif et dynamique.
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de loyauté institutionnelle.
- Travailler en équipe et coordonner ses activités avec ses collègues.
- Pouvoir remplacer les collègues en cas d’urgence.
- Être à l’écoute des collègues et en capacité de travailler avec d’autres services ou directions.
- Être force de proposition.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs. Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service : Faculté des sciences du sport (F3S) - STAPS (2 000 étudiants)
Nombre d’agents du service : 60 enseignants – 350 intervenants extérieurs - 22 personnels administratifs (5 Pôles)
> 4 ETP au sein du Pôle administration générale (2 ETP Bureau gestion financière, 2 ETP Bureau affaires générales, gestion des ressources humaines et logistique)
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : /
Lieu d’exercice : Faculté des sciences du sport – Université de Strasbourg
Bâtiment Le Portique côté rue – 14, rue René Descartes 67084 STRASBOURG Cedex.
À propos de l'offre
-
Fonction exercée :
Gestionnaire administratif-ve
Relation hiérarchique
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière.
Relations fonctionnelles
- Internes :
Travail en collaboration étroite avec la responsable administrative et financière, avec les autres personnels de la composante (gestionnaires, enseignants / intervenants extérieurs, vacataires…) et plus particulièrement les collègues qui composent le Pôle Administration générale et la Direction.
- Externes :
Travail en collaboration avec d’autres services de l’Université (Direction des ressource -
- Disponibilité lors des réunions et des événements spécifiques (événements institutionnels, Plénières, conseils de Faculté…).
- Contraintes de délais à respecter, interruptions fréquentes.
- Interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs.
- Traitement d’informations à caractère confidentiel. -
Vacant à partir du 01/09/2025
-
Chargée / Chargé de la coordination administrative
