Assistant(e) Secrétariat mutualisé H/F (DD090019 )

Secrétariat mutualisé des deux pôles:
-          Gestion du courrier : arrivées (distribution et classement sur le réseau) et départs (mise en forme courriers, envois)
-          Gestion des parapheurs / mise en signature
-          Gestion des réservations transports et hébergements, des ordres de mission et état de frais,
-          Préparation des réunions : réservation de salle, organisation de la visio/audioconférence, tests informatiques, impression de documents, envoi des invitations, gestion des présents/absents, relances, envoi compte-rendu.
-          Gestion des certificats de décès (traitement au fil de l’eau pour un envoi mensuel, envoi de documents vierges aux cabinets)
-          Appui au contrôle sur pièce des transports sanitaires
-          Tenue des tableaux de suivi des dossiers du pôle de l’animation de la transformation de l’offre
 
Assistant administratif auprès de l’unité « prévention et promotion de la santé environnementale :
-Mission 1 : Secrétariat de l’unité
-          Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
-          Assurer la gestion de la messagerie du service (suivi des courriels et archivage
-          Assurer la gestion du courrier « arrivée » et « départ »
-          Préparer les dossiers de réunions ainsi que les comptes rendus de l’unité santé environnementale
-          Préparation des conditions d’accueil pour les réunions avec des partenaires sur demande du responsable de l’unité
-          Réalisation d’envoi en nombre via l’application Si Contacts…
-          Archivage
-Mission 2 : Appui administratif sur les différentes thématiques en santé environnementale
-          Eaux destinées à la consommation humaine avec le contrôle sanitaire des EDCH et la procédure d’autorisation d’utilisation d’eau en vue de la consommation humaine ainsi que la procédure de protection des captages Synapse (Tension UDI), Suivi des réclamations, scans et envois des courriers
-          Lutte contre l’habitat indigne, environnement intérieur et extérieur. Suivi des dossiers, tenue du tableau de suivi, classement des dossiers, relecture des courriers et arrêtés de Gilles, Suivi SISH (attente formation)
-          Participation éventuelle à des inspections contrôles volet santé environnementale
-          Communication et prévention – promotion de la santé environnementaleà participation aux Copil et opérations diverses et ponctuelles, envoi des mails, suivi des réponses, envoi des courriers
-          Réception des nominations des référents territoriaux LAV, incrémentations du tableau des coordonnées
-          Réception des demandes d’avis sanitaires, classements des dossiers sous O, incrémentations du tableau de suivi
-          Suivi, mise en signature Scan et envoi.
-          Rédaction d’avis sanitaire simple
-          Enregistrements des signalements, incrémentation dans le tableau de suivi et suivi