Assistante/assistant de direction adjoint(e) de la cheffe de juridiction

Vos activités principales :
L’adjoint(e) de l’assistant de direction assiste ce dernier au secrétariat particulier de la cheffe de juridiction ainsi que dans le suivi de l’exécution des jugements. C’est un poste passionnant par la variété des missions et interlocuteurs.
I – Adjoint(e) de l’assistant de direction du chef de juridiction :
L’adjoint(e) de l’assistante de direction du chef de juridiction assiste ce dernier dans l’organisation quotidienne du travail de la présidente et la gestion administrative des dossiers des magistrats.
Il (Elle) est chargé(e) de :
1 – l’assistance de la cheffe de juridiction dans l’organisation quotidienne de son travail :
- en assurant l'accueil téléphonique et physique ;
- en organisant son emploi du temps : gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions internes et externes et en prenant en charge les aspects logistiques (agenda du chauffeur, organisation des manifestations événementielles, réunions, etc…) ;
- en constituant des dossiers ponctuels et en assurant le suivi des affaires réservées ;
- en rédigeant des courriers, en assurant la mise en forme des documents ;
- en procédant à la mise à jour des organigrammes et du site intranet de la juridiction ;
- en constituant des dossiers administratifs (synthèse de documents, tableaux, tableaux croisés dynamiques, bases de données, statistiques, …),
2 - de préparer avec l’assistant de direction le programme annuel d'activité de la juridiction en élaborant auprès de la cheffe de juridiction les notes afférentes à l’organisation interne et à la rentrée judiciaire, les tableaux de répartition des matières par chambre, les calendriers des audiences collégiales, les prévisions des diverses permanences, les désignations des magistrats aux diverses commissions administratives, …) ;
3 - d'assurer la gestion administrative des dossiers des magistrats en lien avec le Conseil d'Etat (campagne d'évaluation annuelle, suivi des divers congés et de l'ERM, des demandes de formation, etc...) ;
4 - d'élaborer mensuellement puis annuellement les tableaux statistiques d'activité de la juridiction ;
5 – de suppléer l’informaticien en qualité de webmestre, pour la mise à jour du site intranet de la juridiction.
II – Il ou elle apporte son assistance à son responsable et à la cheffe de juridiction en participant, auprès d’eux, au suivi des demandes d’exécution des décisions. Il ou elle instruit la phase administrative des demandes d’exécution et, à ce titre, il est nécessaire qu'il ou elle prenne directement contact, notamment par courriels ou au travers d'appels téléphoniques, avec les administrations concernées ou les avocats pour connaître l'état d'avancement des mesures d'exécution. Il ou elle propose, ensuite à la cheffe de juridiction, les mesures propres à faire assurer la bonne exécution des décisions de la juridiction dans des délais acceptables.