Assistante/Assistant de direction H/F

Gestion secrétariat de la responsable du département Prévention et promotion de la santé :
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la responsable (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Gestion de la boite mail générique du département
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences...)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la responsable (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Réceptionner et trier le courrier 
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants : électronique ou papier (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Travailler en étroite collaboration avec l'attachée de direction de la délégation.

Appuyer l'attachée dans l'organisation du secrétariat de direction dans différentes tâches : 
   - Suivi et préparation de trame pour les courriers signalés
   - élaboration des dossiers de réunions pour la directrice et la directrice adjointe de la délégation
   - appui quotidien sur la mise en place des projets propres à améliorer le fonctionnement administratif de la délégation
   - assurer la transmission des informations en interne et en externe
   - participer activement à la continuité de service de la délégation en partenariat avec les assistantes du     
     pôle secrétariat