ASSITANT ADMINISTRATIF VICE-PRÉSIDENT - CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU RHÔNE

LA MISSION DU SERVICE VIE DES ÉLUS :
Au sein de la Direction Administration Générale et Assemblées, le service assure la gestion de la vie de l'élu.
Nous recherchons notre futur Assistant Administratif VP pour intégrer notre Service Vie des élus. Vos défis seront d'accompagner et de conseiller au quotidien les élus dans le cadre de leurs délégations !

VOTRE FUTURE ÉQUIPE :
L'Assistant Administratif VP exerce au sein d'une équipe pluridisciplinaire composée de deux Référents gestion vie de l'élu, un Référent Administratif et sept Assistants Administratifs VP avec qui vous êtes amené à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Chef de Service vie des élus.

En plus d'assurer le secrétariat des deux Vice-Présidents et d'une Conseillère Déléguée, vous êtes l'interlocuteur privilégié des services (usagers internes), des partenaires et des organismes externes.
Accompagner et conseiller les élus au quotidien en assurant une assistance administrative :
* Organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques,
* Préparer les séances du Conseil Départemental et de la commission permanente :
o Assurer le traitement et le suivi des dossiers de subventions d'envergure locale (notes, synthèses, rappel des échéanciers, relance, classement, etc.),
o Suivre les avis des élus ayant reçu une délégation sur les rapports,
o Signaler aux élus les rapports présentant un intérêt particulier (transversalité des politiques mises en ½uvre sur le canton de l'élu par exemple),
* Contribuer à la bonne circulation de l'information auprès de vos interlocuteurs internes et externes,
* Assurer le suivi et fiabiliser la donnée des divers documents comptables et administratifs (frais de déplacement, parapheurs, avis des élus, etc.).

Gérer les plannings et les agendas :
* Tenir l'agenda des élus en lien avec les plannings de leurs différents mandats,
* Gérer des rendez-vous et les représentations ponctuelles déléguées par le Président,
* Assurer l'accueil et l'orientation téléphonique et physique des différents interlocuteurs.

Participer et contribuer à la réalisation de dossiers :
* Réaliser des recherches documentaires diverses concernant ces dossiers à la demande des élus,
* Assurer la dactylographie et la mise en forme de documents tels que des notes,
* Rédiger des courriers, des notes, des documents divers.

Assurer le traitement du courrier et de la messagerie Outlook :
* Garantir le suivi de gestion et de réponses aux demandes des usagers (internes et externes).