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Assitant de direction au cabinet H/F
Référence : 2024-1644107
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole Nationale d'Ingénieurs de Brest
- Localisation : ENIB 945 Avenue du Technopôle 29280 Plouzané
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Le cabinet assiste le directeur et la directrice générale des services dans l’organisation quotidienne de leur travail et assure une interface à l’interne et à l’externe.
Activités principales :
L’assistant(e) de direction est le(la) collaborateur(trice) direct(e) de la cheffe de cabinet, du directeur et de la directrice générale des services. Sa mission consiste, d’une part, à organiser les activités du directeur et de la DGS (agenda et déplacements, logistique de réunions, rédaction de courriers, présentation de documents, suivi de dossiers) et d’anticiper leurs besoins afin d’optimiser leur collaboration et l’organisation du service. D’autre part, sa mission consiste à assurer l’accueil présentiel et téléphonique de l’école et la gestion du courrier.
Activités transversales
Assister la cheffe de cabinet :
· Assurer la gestion de l’agenda du directeur et du DGS ;
· Coordonner la circulation de l’information auprès des autres services ;
· Assurer la gestion des déplacements de la direction et des personnels représentant la direction ;
· Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
· Assurer le classement et l’archivage (papier et numérique) ;
· Gérer la boîte de messagerie électronique fonctionnelle du cabinet ;
· Gérer la réservation des salles (hors cours).
Gérer l’accueil et le courrier postal :
· Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (tenue du standard téléphonique) ;
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier postal ;
· Préparer la levée du courrier postal.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales, Sciences humaines et droit- Spécialités pluridisciplinaires
Compétences attendues
Connaissances requises (savoir)
• Connaissance approfondie des techniques de secrétariat bureautique et d'archivage, ainsi que des techniques de documentation ;
• Connaissances générales du système éducatif et de ses enjeux, ainsi que du mode de fonctionnement des administrations publiques.
Compétences opérationnelles requises :
• Structurer son travail et prioriser ses activités ;
• Maîtriser des techniques de communication écrites et orales ;
• Filtrer les informations et orienter les communications ;
• Apporter une réponse personnalisée aux différents interlocuteurs ;
• Respecter un plan de classement ;
• Gérer les aléas et les urgences ;
• Respecter les délais ;
• Proposer des améliorations.
Compétences comportementales requises :
• Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle et respecter la confidentialité des informations traitées ;
• Savoir rendre compte de manière fidèle et synthétique ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Savoir s'adapter aux changements de manière réactive ;
• Être rigoureux, méthodique et disponible ;
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, et y répondre de manière courtoise et diplomate ;
• Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits ;
• Savoir prendre des initiatives.
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personnes à contacter
- sandrine.delabre@enib.fr
- rh@enib.fr
À propos de l'offre
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Type de recrutement : Contrat à durée déterminée 12 mois, renouvellement possible.
Salaire Mensuel brut : Catégorie C – Fourchette de 1801 € à 1905 € (à négocier selon expérience)
Prise de poste souhaitée : 01/09/2024
Quotité de travail : 100% - 37h
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
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