Assitant(e) de direction - COMMUNE DE CILAOS
Référence : O974250625001189
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Cilaos
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous la responsabilité du DGS, le (la) titulaire du poste :
- Apporte une aide permanente au DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers
- Secrétariat
- Instantes délibérantes
1. Apporte une aide permanente au DGS :
- Gère l'agenda des réunions, des courriers arrivés
- Organise les déplacements
- Rappelle les informations importantes et transmets les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissances des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations, ...)
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
2. Accueil / Communication :
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponses ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu'avec le cabinet.
3. Secrétariat :
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et les documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe
- Assure la gestion du courrier sous CIRIL
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes, ...
- Saisie des comptes rendus
- Classe et archive les documents et les informations
- Réalisation de mailings
4. Instances délibérantes : apporte une aide permanente au DGS dans :
- Traitements des délibérations du conseil municipal (rédaction des projets, convocation, retranscription, dématérialisation, affichage et suivi).
- Dématérialisation des arrêtés et autres documents.
Profil recherché
- Connaître les compétences, le fonctionnement et l'organisation de la sphère communale.
- Connaître les politiques publiques communales et celles des organismes et institutions partenaires et de leur environnement.
- Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître les principes de base de la gestion budgétaire et du suivi des dépenses publiques
- Connaissances juridiques
- Savoir organiser son temps et travailler en équipe.
- Maîtriser les normes et techniques dans les différents domaines de technicité de la direction.
- Connaître l'utilisation des outils informatiques et bureautiques et les règles de rédaction (rapports, comptes rendus, états des lieux, notes)
- Qualités relationnelles
- Sens du contact et de la communication, de la négociation et de la médiation
- Rigueur, sens de l'organisation et de la méthode
- Maîtrise des outils bureautiques de planification, d'évaluation et de conduite de projets - Capacités d'autonomie, d'organisation et de réactivité face aux activités confiées.
- Capacités rédactionnelles.
- Capacités et esprit d'analyse et de synthèse.
- Discrétion
- Disponibilité
- Réactif - Très bon relationnel avec l'ensemble des agents
- Aptitude au travail en partenariat et en réseau.
- Sérieux et efficace
- Forte disponibilité (en dehors des heures de bureaux), en souplesse dans l'organisation du temps de travail pour répondre au quotidien aux nécessités de service (large amplitude horaire et continuité de service à toute période).
- Métier alliant réflexion, action, suivi et démarche partenariale.
À propos de l'offre
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Vos candidatures, comportant obligatoirement un CV, une lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre devront être transmises de préférence par mail à personnel@ville-cilaos.fr, ou par voie postale à la : Ville de Cilaos, 66 rue du Père Boiteau 97413 CILAOS dans les délais impartis. ATTENTION : nous prendrons en considération les candidatures qui nous parviennent dans les délais du présent appel à candidature. Du fait de l'acheminement par voie postale, merci de prendre vos dispositions pour que votre candidature soit reçue avant la date limite.
Aucune communication téléphonique liée à cette offre ne sera prise en considération. Tous renseignements devant être demandés par mail à l'adresse précitée.
Emploi à temps complet accessible par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou par voie contractuelle sur le fondement de l'article 3-3-2° de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984. Les fonctionnaires titulaires devront joindre à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative obligatoirement et/ou tout autre document permettant de connaitre leur position administrative en cours. Les lauréats de concours devront joindre obligatoirement leur justificatif de réussite au concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/08/2025
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Assistante / Assistant de direction
