Asssitante de direction - SDIS de Aube
Référence : O010251128001357
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Services départementaux d'incendie et de secours
- Localisation : Troyes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Traitement indiciaire + IFSE + CIA + PRIME ANNUELLE € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Seconder la cheffe de l'assistance de direction et palier à l'absence de l'agent d'accueil
a) Assurer le secrétariat du service Assistance de direction
1/ Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le bon interlocuteur
o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
o Diffuser l’information (messagerie, téléphone, internet …)
2/ Gestion des agendas et rendez-vous du Directeur et de son adjoint
o Prendre les rendez-vous
o Organiser
- les déplacements hors département…
- les diverses réunions
3/ Suivi du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental adjoint
o Répondre aux demandes
o Archiver les réponses
4/ Gestion du suivi des parapheurs soumis à la signature de M. le Président du conseil d’administration et de M. le Préfet
5/ Assistance au Directeur départemental et à son adjoint
o Rechercher et mettre à disposition les documents sollicités
o Mettre en forme et/ou rédiger des courriers et documents relatifs à l’administration générale
6/ Établir les recueils des actes administratifs du SDIS
7/ Organiser les manifestations et cérémonies
o Coordonner les services RH, logistique, le responsable de la musique, le commandant des troupes et éventuellement les Maires des communes accueillantes et leurs Chefs de centre
o Etablir les listes des récipiendaires
o Communiquer aux différents intervenants le cérémonial rédigé par le commandant des troupes
o Veiller à la bonne organisation logistique de la cérémonie et du vin d’honneur
o Élaborer et diffuser les cartons d’invitation.
b) Assurer l’accueil de l’état-major
1/ Gestion de l’accueil physique et téléphonique
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le service compétent
o Réceptionner les appels téléphoniques et les transmettre vers le service demandé ou prendre des messages en cas d’absence ou d’indisponibilité
2/ Gestion du courrier
o Ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier dans les casiers nominatifs
c) Assurer la gestion du site internet et intranet
1/ Gérer le site internet et intranet du SDIS
o Mise à jour du site internet et intranet (documents, offre d’emploi, calendrier, annuaire…)
Profil recherché
• Savoirs :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du SDIS
- Connaissance des missions de chaque service de l’état-major
- Maitriser les techniques de standard téléphonique et d’accueil du public
- Maitriser internet
- Maitriser les logiciels Word et Excel
• Savoir-faire :
- S’exprimer clairement
- S’adapter aux différents publics
- Réguler l’entrée des visiteurs et assurer la traçabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
- Appliquer l’obligation de discrétion professionnelle d’information
- Appliquer le règlement interne de l’établissement public
- Filtrer les appels téléphoniques et les transmettre aux agents compétents ou bien en cas d’absence prendre un message
- Recevoir et transmettre les messages et courriers informatiques dans les plus brefs délais
- Identifier et anticiper les problèmes
- Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
- Organiser son temps de travail
- Rendre compte de l’avancée des travaux confiés
• Savoir-être :
- Accueillir le public avec amabilité et professionnalisme
- Faire preuve d’écoute et de compréhension
- S’exprimer avec politesse et courtoisie
- Adopter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
- Avoir une bonne hygiène corporelle
- Organiser méthodiquement son espace de travail
- Posséder des qualités relationnelles et le sens de l’entraide
- Savoir travailler en équipe
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 12 mois
LM + CV -
Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
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Vacant à partir du 27/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
