Attaché.e de Direction H/F

1) Assurer le secrétariat du département PAR&OS et département PPS:
- Accueil téléphonique et gestion des courriers et courriels des BALs génériques des départements : réponse de 1er niveau, transfert
- Gestion du circuit de signature des parapheurs entre les équipes PPS et PAR&OS, la Direction et le Siège
- Gestion des réponses aux courriers signalés et tenue du tableau de bord de suivi pour PAR&OS en lien avec le Secrétariat de Direction de la DD 77  
- Secrétariat de la responsable de département et de son adjointe pour PAR&OS, et de la responsable de département pour PPS : Tenue des agendas- 
- Création, tenue et mise à jour des mailing lists et des listes des structures avec coordonnées
- Contribuer à l’évolution des techniques telle que la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) et du circuit de l’information, la mise en place et l’animation d’espaces partagés avec les acteurs du territoire en appui des cadres  
- Réorganisation et gestion de la structuration globale des réseaux partagé s
- Classement et archivage des dossiers et données
- Préparation des réunions : gestion des salles et liens Teams, appui des cadres dans la rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions, CR 
- Enregistrement des arrêtés sur le site de la Préfecture 
- Coordination des plannings de congés
- Diffusion des mails génériques, des mails adressés aux partenaires et des courriers du département (relecture, mise en forme et respect de la charte graphique)
- Appui à l’organisation d’événements 
- Appui aux cadres des départements sur les différents projets en cours (partie administrative)

2)  Assurer des missions d'appui pour la Direction
Sous la supervision fonctionnelle de l'attachée de direction de la directrice et la directrice adjointe de la délégation, l'attachée devra contribuer au bon fonctionnement du pôle secrétariat de la DD : participer aux plannings de remplacement mis en place pendant les congés afin de maintenir une continuité de service, participation aux réunions assistantes bimestrielles, participation aux réunions hebdomadaires de suivi d'agenda, organisation de réunions pour la direction,
L'attachée sera également amenée à remplacer l'attachée de direction lors de ses congés

Interfaces professionnelles ;
Travailler en équipe et en réseau (autres secrétariats de l’Agence et de la DD)
Etroite collaboration avec les responsables des départements PAR&OS et PPS ainsi que l'adjointe PAR&OS, les conseillers médicaux et les agents du département PAR&OS ainsi qu’avec les assistantes du pôle secrétariat de la délégation.
Contacts avec les secrétariats des différents partenaires tels que le Conseil départemental, la préfecture...
Organismes et experts extérieurs