CHARGÉ DES ASSEMBLÉES H/F - Mairie d'ORSAY

Le/la chargée des assemblées, sous l'autorité de la cheffe du secrétariat général et des affaires juridiques. Il/Elle prépare et suit les assemblées délibérantes (Conseil municipal, commissions) ; assure le suivi du traitement du courrier ; assure l'assistance juridique auprès des services et des élus ; contrôle la légalité des actes administratifs et veille à leur transmission au contrôle de légalité.

Préparation et suivi des assemblées : 
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle (calendrier, process) ;
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...) ;
- Constitution des dossiers pour le Maire, la directrice générale et le cabinet du Maire ;
- Mise en cohérence et sécurisation des actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions, etc. ;
- Envoi des convocations et des dossiers aux élus ;
- Gestion des formalités postérieures : rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes

Contrôle de légalité et transmission des actes au contrôle de légalité :
- Contrôle préalable des actes juridiques de la collectivité ;
- Transmission des actes au contrôle de légalité et publication des actes ;
- Tenue des recueils et des registres ;
- Assurer l'affichage institutionnel ;

Assistance et conseil juridique auprès des services et des élus
-  Assurer une veille juridique et règlementaire pour diffusion aux services ;
- Traiter en lien avec les services concernés les dossiers nécessitant une expertise juridique ;
- Formation interne ;

Assurer le suivi du traitement du courrier :
- S'assurer du bon enregistrement des courriers ; 
- En l'absence de la gestionnaire courrier et moyens généraux : procéder au traitement du courrier (ouverture, enregistrement, ventilation) et au suivi du budget du secrétariat général ;