Chargé d'accueil et d'information H/F
Référence : 2025-1954935
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Orsay
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Dans le cadre des missions définies par la Direction de la formation et de la réussite, le/la chargé·e d’accueil et d’information assure un rôle d’accompagnement des publics dans les activités d'information, de documentation et de soutien à la réussite des étudiants·es (formation initiale).
En lien avec le pôle, il/elle participe à l’activité globale de la Direction.
Sous la responsabilité du chef de pôle Orientation et Insertion Professionnelle (OIP), l’agent·e assure les activités suivantes :
Activités principales :
- Accueillir et informer les publics divers sur l’orientation, l’offre de formation et l’université
- Informer les publics sur la construction du projet d’étude/professionnel (séance d’information, ateliers …)
- Assurer la gestion administrative des activités du service : gestion des commandes, gestion des agendas des chargé·es d’orientation et chargé·es d’insertion professionnelle, gestion du planning du pôle, rédaction de comptes-rendus de réunion
- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
- Participer aux salons, forums, JPO de l’université, amphis de rentrée
- Participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
- Participer à la gestion des outils de suivi de l’activité de la structure, des tableaux de bord, les mettre à jour et contribuer à la démarche qualité
Activités secondaires :
- Apporter son appui et participer aux différents projets et activités portés par le pôle OIP
- Participer à la promotion des actions du pôle OIP
- Proposer des axes d’amélioration dans la gestion de l’accueil
- Analyser les besoins du public afin d’adapter les activités du pôle
- Nouer des relations avec différents services de l’université : scolarités, secrétariat pédagogique, Service de Santé Étudiante, Mission Handicap, Relations Internationales, Vie Étudiante, assistante sociale etc.
La concentration des événements de communication à certaines périodes de l’année nécessite de savoir travailler dans l’urgence.
L’activité de la Direction notamment d’un point de vue événementiel peut amener l’agent à travailler certains week-ends et à se déplacer occasionnellement en Île-de-France ou en région.
Partenaires :
- L’ensemble des secrétariats pédagogiques ;
- Les enseignants·es ;
- Les partenaires publics et privés ;
- Le rectorat et les établissements du secondaire ;
- Les structures d’emploi.
Type du contrat : CDD 1 an
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Les formations dans l’enseignement secondaire et supérieur
- Approches de l’accompagnement en orientation : counseling, ACP, ADVP…
- Méthodes et outils d’aide à l’orientation
- Techniques documentaires
- Ingénierie pédagogique et mécanisme d’apprentissage
- Organisation et fonctionnement des systèmes éducatifs nationaux et internationaux
Savoir-faire :
- Accueillir et informer des publics divers en français et en anglais
- Réaliser une analyse de la demande
- Maîtriser les techniques d’expression écrite et orale
- Concevoir et animer des activités pédagogiques
- Maîtriser les sources et outils documentaires spécifiques à l’orientation
- Mettre en place une démarche qualité
- Utiliser des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Planifier son activité et respecter les délais
- Travailler en équipe
- Prise de parole en public
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint
Savoir-être :
- Capacité d’écoute
- Autonomie
- Capacité d’adaptation
- Sens du relationnel
- Sens de l’organisation
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Environnement et contexte de travail :
La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 4 pôles : Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la Scolarité / Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle / Orientation et Insertion Professionnelle/ Entrepreneuriat Étudiant, Partenariats et Alumni.
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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Vacant à partir du 16/06/2025
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
