Chargé de gestion administrative - MAIRIE DE CALAIS
Référence : O062260115000379
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Calais
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
chargé de gestion administrative H/F
Planification et suivi :
- Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Direction.
- Assurer la rédaction des bilans et comptes rendus de réunion.
- Assurer la coordination avec l'ensemble des autres services.
- Assurer le suivi des prestations de service des fournisseurs.
- Assurer les suivis administratifs des services de la Direction (PM, ASVP, ASS).
- Participer au jury d'embauche des A.S.S.
- Coordonner l'action des ASS.
- Assurer la planification des postes ASS.
- Assurer la relation avec les Directeurs des établissements scolaires.
- Participer aux réunions relatives aux ASS en relation avec l'Elu.
- Assurer la régie d'Etat, des amendes forfaitaires et des consignations.
Traitement des dossiers :
- Préparer, rédiger et assurer le suivi des dossiers administratifs.
- Exécuter le suivi des procédures administratives.
- Réaliser les bilans d'opérations.
- Coordonner et participer à la rédaction des bilans d'activités.
- Créer des outils de suivi adaptés aux différents services (tableaux de bord, fiche...).
Gestion budgétaire et comptable :
- Etablir le budget et le suivi de son exécution.
- Contrôler et valider les factures des services.
- Réaliser les engagements et le suivi des crédits.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations.
- Assurer la préparation, l'analyse et le suivi des marchés.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, renseigner le public, le personnel.
- Assurer la gestion et la coordination des appels téléphoniques.
Gestion de l'information, classement et archivage :
- Recevoir, traiter et diffuser les informations.
- Trier, classer et archiver les documents.
Profil recherché
Savoir
- Connaître l'organisation territoriale (organigramme de la collectivité).
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité.
- Connaître les techniques d'accueil.
- Connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus ...).
- Connaître les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures du service.
- Connaître les logiciels de bureautique.
- Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps.
- Connaître les règles de base de la commande publique.
- Connaître le code des marchés publics et la jurisprudence s'y rattachant.
Savoir-faire
- Etre capable d'intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Etre en mesure de suivre les procédures d'organisation interne de la collectivité (courrier, notes de service, ordres de mission ...).
- Etre capable de décliner des documents budgétaires et comptables.
- Etre capable d'élaborer, de gérer et de contrôler les marchés publics.
- Etre en capacité d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Etre en capacité de renseigner la population.
- Etre capable de traiter et de diffuser les informations, les messages.
- Savoir gérer les situations difficiles à l'accueil.
- Savoir développer une démarche qualité dans la fonction accueil.
- Etre en capacité de s'exprimer correctement oralement et par écrit.
- Etre en capacité de créer, mettre en forme et présenter des dossiers, tableaux de bords.
- Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Etre en capacité de recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique.
- Etre en mesure de classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Savoir opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents.
- Savoir anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage.
- Etre en capacité d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonctions des priorités.
Savoir-être
Adaptabilité - Disponibilité - Autonomie - Ponctualité - Responsabilité - Sens de la communication et du relationnel -
Rigueur - Discrétion - Esprit d'équipe.
À propos de l'offre
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 16/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
