Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel F/H (réf. L-IA-1)
Référence : 2024-1785456
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 28 rue Serpente – 75006 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Libellé de Fonction : Chargé(e) de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : J2C46
CDD de 1 an, renouvelable jusqu'à 5 ans
Il s’agira sous l’autorité du directeur, en lien avec l’équipe de direction et les services administratifs concernés, d’assurer le/la :
Bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de l’Initiative
- Centralisation et mise à disposition de la direction de l’Initiative d’une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Initiative
- Organisation et suivi des réunions des instances de gouvernance de l’Initiative telles que le Comité exécutif et le Conseil d’orientation stratégique : calendrier, convocation, ordre du jour, préparation des présentations, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
- Aide à l’édition
- Aide au développement de partenariats scientifiques, notamment avec d’autres universités françaises et étrangères
- Recherche et développement de la participation de partenaires professionnels à l’Initiative, y compris comme sponsors
- Gestion de l’agenda du projet
- Suivi des indicateurs de résultats
Suivi administratif et financier
- Préparation des appels d’offre de l’Initiative
- Contribution à l’établissement du budget annuel de l’Initiative
- Appui à la préparation de dossiers de demandes de financement
- Suivi des budgets et dépenses
- Contrôle des indicateurs de processus (comparaison annuelle de la planification des projets et des dépenses avec leur mise en œuvre effective)
- Établissement des rapports d’activité de l’Initiative
Pilotage des aspects logistiques inhérents aux activités de l’Initiative : organisation et suivi des événements
- Organisation des colloques et journées d’études (avec l’aide des stagiaires), en interaction avec les services concernés
- Organisation (avec l’aide des doctorants) du séminaire pluridisciplinaire bimensuel (puis hebdomadaire) de l’Initiative
- Organisation des écoles d’été et d’hiver
- Organisation de sorties de terrain
- Organisation des actions « sciences ouvertes » de l’Initiative destinées à un large public (conférences, débats, projections de films ou documentaires, dégustations, cours-ateliers de cuisine…)
Communication interne et externe de l’Initiative
- Soutien à la conception (en collaboration avec un créateur de site/un webdesigner) et entretien du site internet de l’Initiative : soutien à la conception/réalisation et mise en ligne de contenus tels que bases de données, podcasts, corpus documentaires
- Communication interne (avec les membres, les UFR et les laboratoires de recherche impliqués) et externe à l’ASU au travers de moyens appropriés (site web, Wiki, messagerie, réseaux sociaux, publications...)
- Réalisation d’un annuaire des membres
- Identification et diffusion au sein de l’Initiative des informations pertinentes, notamment les appels à projets
Encadrement : NON
Conduite de projet : OUI
Profil recherché
Profil :
- Niveau d'études minimum souhaité : licence, master 2 / Bac +5 ou diplôme équivalent souhaité
- 3 ans d’expérience minimum
Connaissances transversales requises :
- Intérêt pour le monde de l’Alimentation et bonne connaissance de ses acteurs
- Bonne connaissance de Sorbonne Université et des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec la thématique de l’Initiative Alimentation
- Connaissance des dispositifs de financement de la recherche
- Aspects juridiques, financiers et contractuels des projets de recherche
- Connaissance générale de la règlementation relative aux établissements publics
- Connaissances budgétaires générales
- La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum, C1 souhaité)
- Mise en place d’une démarche de conduite de projets
Savoir-faire :
- Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs
- Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
- Conduire un projet : organiser et en assurer sa bonne conduite, mettre en place des indicateurs de suivi et de performance, des tableaux de bord, analyser les risques…
- Savoir animer un collectif et conduire des réunions
- Savoir gérer un site Web (compétences de webmaster) et avoir des compétences en « social media management »
- Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l’Initiative
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir être :
- Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
- Esprit d’équipe
- Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
- Capacité d’adaptation, d’anticipation, d’autonomie et d’initiative
- Rigueur et réactivité
- Sens relationnel, discrétion et diplomatie
- Curiosité intellectuelle et créativité
NB : Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, elle pourra être amenée à évoluer en fonction des progressions des activités et des nécessités de service.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université est membre de l’Alliance Sorbonne Université (ASU) qui regroupe aujourd'hui onze établissements (Sorbonne Université, le Muséum national d’Histoire naturelle, l’INSEAD, l’université de technologie de Compiègne, le Pôle supérieur d’enseignement artistique Paris Boulogne-Billancourt, France Education International, l’ENSCi-Les Ateliers, le CNRS, l’Inserm, l’Inria et l’IRD) et qui couvre tous les champs disciplinaires des lettres, de la médecine, des sciences et ingénierie, de la technologie, du design et du management. Elle promeut l'accès de tous au savoir et développe de nombreux programmes et projets communs dont les Instituts et les Initiatives.
SU est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
L’Initiative Alimentation est une entité transversale visant à fédérer une communauté interdisciplinaire ouverte à tous les membres de l’ASU, autour du fait alimentaire dans toutes ses dimensions – sociale, économique, politique, historique, géographique, culturelle, biologique, médicale ou encore religieuse. Elle réunit une cinquantaine de chercheurs et enseignants-chercheurs travaillant dans les 3 facultés de SU, mais également au Muséum National d’Histoire Naturelle, au CELSA, à l’INSPÉ et à l’INSEAD.
L’objectif de notre Initiative est de développer l’interdisciplinarité et la transversalité des recherches en promouvant de nouvelles interactions entre ses membres. Ces interactions s’élargissent également à des actions de formation ainsi que des actions de diffusion de la recherche et de sciences participatives, en lien avec les acteurs des mondes socio-économiques, avec le très riche tissu d’associations de consommateurs, de patients, de professionnels, et avec les écoles de cuisine.
L’Initiative est dirigée par un directeur et cinq directrices et directeur adjoints, appuyés par un comité exécutif et un conseil d’orientation stratégique réunissant des personnalités françaises et étrangères, issues du monde scientifique et du monde économique, politique ou associatif.
Environnement : La personne recrutée sera rattachée au Centre Roland Mousnier
Localisation : Direction de la Valorisation, Maison de la recherche, 28 rue Serpente, 75006 PARIS
À propos de l'offre
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Les dossiers de candidatures (composés d’un CV détaillé, d’une lettre de motivation, d’une copie du diplôme le plus élevé et de tous certificats utiles (TOEFL etc…) doivent être envoyés par mail, au plus tard le 31 janvier 2025, sous la référence L-IA-1, à fabien.faugeron@sorbonne-universite.fr et initiative-alimentation@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 03/03/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
