Chargé de gestion administrative et financière H/F
Référence : 2024-1745284
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Rectorat de Normandie
IFPRA Institut de la Formation professionnelle en région académique Normandie - Localisation : 2 rue du Docteur Fleury 76130 MONT SAINT AIGNAN
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 22800 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions :
Le CAFOP de Normandie assure les missions de « Formation et professionnalisation », de « Recherche et développement/innovation sur le pédagogique » qui inclut la digitalisation et la multimodalité, et de « Prestations d’accompagnement/partenariat » au service de la formation professionnelle et pour tous les acteurs des GRETA et de l’IFPRA (dont VAE et apprentissage).
L’assistant (e) de gestion administrative et financière assure le suivi budgétaire de l’ensemble des projets du CAFOP auprès de la Directrice des études
Activités principales :
1/ Assurer le suivi budgétaire :
En dépenses
Suivi des bons de commande et des factures : demande de 3 devis, vérification des crédits disponibles, saisie des engagements juridiques (bons de commande), passer les commandes, suivi de la bonne exécution, réception et vérification de la facture, constatation du service fait, mise à la signature de l’ordonnateur et saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.
Gestion des frais de déplacements : réception et vérification des états et justificatifs, création des agents, saisie des déplacements sur le logiciel « frais de déplacement », édition des états, mise à la signature de l’ordonnateur, saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.
Suivi des conventions : suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation de la prestation, mise à la signature de l’ordonnateur, saisie de la demande de paiement correspondante et tenue d’un tableau de suivi des conventions / sous-traitance
Rémunération des intervenants : réception et vérification des états de services faits, vérification de la complétude des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d’engagement en vacations ou autorisation de cumul), tenue d’un tableau de suivi des dépenses « intervenants »
Numérisation de toutes les pièces justificatives de dépenses à rattacher à chaque demande de paiement dans le logiciel de gestion (factures, bon de livraison, conventions, états de frais de déplacement, justificatifs de repas/d’hébergement, péages, parking…)
Tenue d’un tableau de suivi budgétaire récapitulant toutes les dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements)
Participation à l’élaboration des bilans financiers
Saisies sur Chorus
En Recettes
Suivi des conventions : circuit de signature, réalisation de la prestation, tenue d’un tableau de suivi des conventions.
Saisie des titres de recettes dans l’application de gestion et tenue d’un suivi à partir d’extractions
Numérisation de toutes les pièces justificatives de recettes (convention, liste d’émargement, notification)
Saisies sur Chorus
Saisies et facturation des marchés publics et prestations individuelles (sur plateformes des commanditaires ; SAFIR de la Région, EDOF, OPCO…
2/ Participer aux réunion de travail
3/ Classer et archiver
Profil recherché
- Une qualification de niveau 5 souhaitée
Une expérience dans l’environnement de la formation continue avec des compétences sur la gestion budgétaire et comptable d’un service publique serait un plus
Compétences attendues :
Savoir :
Avoir une bonne connaissance :
- du système Formation Continue de l’Education Nationale
- du réseau des clients / partenaires
- des acteurs du réseau Formation Continue
Savoir-faire :
- Maîtriser l’outil informatique et les moyens de communication (logiciels utilisés : Word – Excel – messagerie électronique – Chorus)
- Maîtriser les pratiques d’organisation
- Maîtriser les règles de l’accueil téléphonique
- Anticiper et apprécier la charge de travail pour planifier ses activités
- Savoir travailler dans l’urgence
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Savoir rendre compte
- Maîtriser l’expression écrite et orale
- Partager son savoir-faire avec les collègues
Savoir être :
- Etre rigoureuse, discrète, diplomate et disponible
- Savoir travailler en équipe
- Savoir faire preuve d’initiative et savoir s’adapter rapidement à de nouvelles situations de travail
- Faire preuve de courtoisie et avoir le sens des relations commerciales dans toutes les situations, lors d’un accueil téléphonique ou d’un accueil physique d’un acteur du réseau, d’un client ou d’un fournisseur
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Compétence en gestion budgétaire et comptable en service public
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’IFPRA porte et accompagne la politique académique pour la formation professionnelle :
Un IFPRA au service de la politique académique pour assurer la visibilité de l’action académique en Normandie.
Un porteur identifié pour l’apprentissage, la VAE, les appels d’offre d’ampleur régionale ou nationale, la formation des acteurs de la formation professionnelle, initiale et continue, pour la lisibilité du travail des acteurs de terrain à l’échelle normande.
Une gouvernance mettant les territoires au cœur du système et permettant de faire remonter les problématiques locales, pour améliorer l’accessibilité de l’offre de formation professionnelle de l’Education Nationale
Descriptif du service
La Délégation Régionale à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRFPIC) intervient sous l’autorité de la Rectrice, pour l’élaboration et la mise en œuvre de la politique académique de la formation professionnelle dans ses missions de découvertes des métiers en lien avec les acteurs socio-économiques et de développement des compétences via la formation initiale scolaire et par apprentissage, et la formation continue des adultes.
L’Institut de la formation professionnelle en région académique (IFPRA) de Normandie, créé le 1er janvier 2021, sur les bases réglementaires d’un GIP est structuré autour de 3 pôles pédagogiques et 4 pôles soutien. L’IFPRA Normandie est l’organisme de formation professionnelle de l’Éducation nationale en Normandie qui porte l’apprentissage dans les lycées publics, la formation des personnels en charge de la formation professionnelle, la VAE, mais aussi les marchés régionaux pour le compte des GRETA et les réponses aux appels à projets et appels à manifestation d’intérêt (AMI) par les Campus des métiers et des qualifications (CMQ).
La stratégie de formation professionnelle est portée par le DRAFPIC, le DRAPFIC adjoint et le directeur adjoint de l’IFPRA et des fonctions support.
À propos de l'offre
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Une lettre de motivation accompagnée d’un curriculum vitae devront être adressés par courrier électronique au plus tard le 30 novembre 2024 à ifpra-rh@ac-normandie.fr
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Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Autorité hiérarchique : directeur de l’institut de formation professionnelle en région académique Normandie (IFPRA) et délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie.
Autorité fonctionnelle : directrice des études du CAFOP
Relations fonctionnelles académiques avec l’ensemble des services et des pôles de la DRFPIC, les pôles de l’IFPRA, Intendance en EPLE, acteurs des GRETA, Conseillers Formation, ingénieurs pédagogiques
Relations externes avec les différents partenaires à l’échelle de la région académique Normandie (Région, autres organismes de formation, branches professionnelles, OPCO, …).
Conditions particulières d'exercice :
Avantages du poste :
. Travail en toute autonomie
. Prise d’initiative prévue et effective
. Travail varié
Nécessité de répondre à plusieurs demandes parfois simultanées, urgentes et concurrentes. Cette difficulté renforce la variété et l’intérêt du poste.
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Vacant à partir du 02/12/2024
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Secrétaire
