Chargé de l'accueil et du secrétariat (h/f) - Boulogne-Billancourt
Référence : O092251205001578
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Boulogne-Billancourt
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du responsable du service Communication Accueil et accompagnement au changement, vous êtes chargé de gérer les flux d’informations en assurant un service qualité proche des attentes des utilisateurs, réactif et autonome pour permettre au service d’avoir une place stratégique au cœur des échanges de la direction des Ressources Humaines.
- Accueil physique, téléphonique : réceptionner, s’identifier et identifier la personne et la demande, communiquer des informations de 1er niveau, délivrer des documents préétablis, orienter, prendre les messages le cas échéant, actualiser des informations propres au service et proposer le cas échéant d’autres actualisations concernant les services de la direction notamment sur intranet (cf. brochures de présentation des services, listing des postes téléphoniques…)
- Gestion de l’arrivée des courriers : réceptionner, dater et vérifier les informations (au besoin les réorienter), ordonner les pièces et documents à saisir, les enregistrer, les dispatcher, actualiser les informations (notamment tableau de répartition du courrier), correspondant GRC en cas d’absence du chef de service
- Activités diverses : essentiellement distribution des bulletins de paie (réception, tri, acheminement dans les directions ou à domicile), fournitures, secrétariat du service le cas échéant
- Participation à une « démarche qualité » : signalétique adaptée pour informer et accueillir ; point d’accueil accessible, propre, bien rangé, adapté au souhaits des demandeurs, offrant des services associés, informatif, permettant d’orienter les demandeurs, accueil téléphonique et physique personnalisé, courtois, attentif, à l’écoute et prêt à aider dans les démarches, efficace, rapide et informatif, information complète et fiable, horaires adaptés aux attentes des demandeurs, respect des délais de délivrance des documents, personnel spécifiquement formé
- Aide administrative ponctuelle au chef de service dans le suivi des dossiers : Médailles d’honneur de la Ville (élaboration des fiches discours, pointage des médailles, relecture des diplômes…), Arbre de Noël des enfants du personnel (publipostage, réalisation d’étiquettes d’adressage…) ; Fête des mères (réalisation et impression des listes de bénéficiaires, aide à la distribution), Petits déjeuners de rentrée (récupération et livraison du matériel au restaurant municipal, lien avec la DSI, aide à la mise en place, présence si besoin pendant la durée de la manifestation…), archivage, classement…
- Aide ponctuelle aux différents services de la direction (archivage, classement, aide à la gestion administrative…)
Profil recherché
Vous êtes titulaire d’un diplôme dans le domaine de l’accueil des usagers et/ou vous justifiez d’une expérience réussie dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.
Intéressé par les métiers de l’accueil et du secrétariat, fort de vos compétences techniques en la matière et de vos qualités relationnelles, vous concourez à un accueil de qualité au sein du service. Vous renseignez le public avec courtoisie. Doté d’une bonne élocution, vous vous exprimez clairement, et êtes à même de reformuler les demandes et d’orienter de manière appropriée vos interlocuteurs, et/ou de transmettre des messages. Vous donnez des informations de 1er niveau, et si nécessaire, rappelez les critères d’obtention pour certaines demandes. Vous êtes en capacité de gérer les situations relationnelles difficiles.
Vous avez une bonne connaissance de l’organisation interne et des différents services de la Mairie.
Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, Outlook) et êtes à l’aise avec le publipostage et la saisie de données.
Vous avez le sens de l’organisation, de l’écoute et faites preuve de polyvalence.
Vous respectez enfin les principes de confidentialité et de discrétion.
Qui sommes-nous ?
Située dans le département des Hauts-de-Seine en Île-de-France, la ville de Boulogne-Billancourt compte 120 071 habitants. 1e ville de la région Île-de-France après Paris et 36e ville de France, elle bénéficie d'un patrimoine architectural et urbain d'une exceptionnelle diversité.
Boulogne-Billancourt jouit d'un dynamisme lié à la pluralité de ses fonctions urbaines : 2e pôle d'emploi du département des Hauts-de-Seine, parc résidentiel, armature commerciale équilibrée dont l'attractivité dépasse largement les limites du territoire communal ainsi que d'équipements de proximité adaptés aux besoins de la population.
Une ville d'exception pour son cadre de vie, son rayonnement culturel ainsi que son attractivité économique.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 26 avenue André Morizet
92104 BOULOGNE BILLANCOURT CEDEX
Ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 03/02/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
