Chargé de mission (h/f) - Commune de Beausoleil

Sous la hiérarchie de Monsieur le Maire, vous serez amené(e) à l'assister dans l'ensemble de toutes ses missions et à traiter les affaires sus son autorité.

Encadrement du Cabinet du Maire :
Missions Principales :
* Assister l'Autorité territoriale :
- Assister le Maire dans l'ensemble de ses missions et traiter les affaires particulières sous son autorité,
* Manager et encadrer le service composé de 4 agents administratifs, 1 agent technique et 2 agents protocole,
* En lien avec la Chargée de mission : Assurer le suivi du courrier arrivé en Mairie (logiciel MAARCH) et les réponses des services.
* Transmission du courrier au Maire et en assurer le suivi demandé.
Missions Complémentaires :
* Organiser des réunions régulières d'équipe pour évaluer les performances et proposer des améliorations ;
* Développer des stratégies de motivation et de développement professionnel pour les membres de l'équipe.

Gestion de l'Agenda et Organisation des Activités du Maire :
Missions Principales :
* Piloter l'assistante gestionnaire de l'agenda du Maire (planification efficace de ses rendez-vous et déplacements) ;
* Garantir la disponibilité et la pertinence des informations nécessaires pour chaque activité du Maire.
Missions Complémentaires :
* Élaborer des procédures pour optimiser la gestion de l'agenda et réduire les risques de conflits d'horaires ;
* Analyser les données relatives aux activités du Maire pour proposer des ajustements stratégiques si nécessaire.

* Gestion Budgétaire :
Missions Principales :
* Piloter la gestion budgétaire du Cabinet en assurant un suivi rigoureux des dépenses.
Missions Complémentaires :
* Identifier des opportunités de mutualisation des ressources avec d'autres services pour optimiser l'utilisation des budgets alloués.

* Transversalité :
Mission Principale :
* Assurer une communication fluide et une collaboration efficace avec les autres services de la collectivité ;
* Centraliser les demandes de dates des manifestions et évènements organisés par les services municipaux puis établir une programmation cohérente avec ceux organisés par le Cabinet,
Missions Complémentaires :
* Organiser et/ou participer aux réunions " communication de la Ville ", " animation " et toute autre réunion favorisant cette transversalité.

Environnement institutionnel :
- Présence aux réunions ;
- Participer aux réunions hebdomadaires du Comité de Direction ;
- Participer aux réunions de coordination et suivi sur demande du Maire en particulier celles relatives aux dossiers structurants ;
- Rédaction de notes administratives ;
- Lien fonctionnel avec le Directeur Général des Services.

Horaires :
- Lundi au jeudi : 8h30-12h30/13h30-17h00 ;
- Vendredi : 8h30-12h30/13h30-16h00 ;
- Horaires variables selon nécessités de service.