Chargé de suivi administratif H/F
Référence : 2024-1655367
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP de Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif, vos missions incluront les éléments suivants :
Assurer les activités de secrétariat
- Gérer les adresses génériques du Département Apprentissage
- Préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus, rapports…), les reproduire, les diffuser
- Prendre en charge les demandes, les traiter et/ou les confier aux agents concernés
- Assurer la logistique des réunions
- Organiser et mettre en œuvre des actions de communication
- Assurer les contacts avec les UFA et les personnels CFAa (conventions, communications diverses…)
- Contribuer à la mise en place des projets d’animation territoriale
- Assurer des missions de représentation du Département Apprentissage (réunions organisées par des partenaires locaux)
Organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif
- Élaborer et suivre la mise en place des conventionnements passés avec les établissements réalisateurs d’apprentissage (préparation du publipostage, réception et envoi des documents, suivi, classement, relances…)
Prendre en charge et gérer des demandes d’ordre pédagogique
- Mettre en place et déployer le Conseil Académique de la Vie des Apprentis (CAVA)
Travailler en collaboration avec les services financiers
- Être présent(e) lors des dialogues de gestion
- Suivre la consommation de manière régulière
- Suivre la consommation prévisionnelle par diplôme et par formateur vs consommation réelle
Assurer la gestion des projets
- Gérer et suivre les projets en lien avec la Cheffe de Département
Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)
- Mettre en place les enquêtes de satisfaction à destination des UFA et diffuser les résultats
- Respecter les procédures qualité du service
- Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2 à BAC+3 dans le domaine administratif et avez acquis une expérience professionnelle significative de deux ans.
Votre maîtrise des techniques de communication écrite et orale vous permet de transmettre efficacement les informations et d'interagir de manière claire avec vos interlocuteurs.
Vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles, et apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques des personnes que vous accompagnez. Vous respectez les délais contraints et faites preuve d'une grande rigueur dans votre travail.
Votre aisance rédactionnelle et votre capacité à rendre compte de manière précise et claire démontrent votre professionnalisme.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les bases de données, ce qui vous rend opérationnel(le) au quotidien.
Votre capacité à travailler en équipe est avérée, et vous savez collaborer efficacement avec vos collègues.
Vous faites preuve d'autonomie et de sens de l'initiative, ce qui vous permet de prendre en charge vos tâches de manière indépendante.
Vous êtes reconnu(e) pour votre précision, votre rigueur et votre fiabilité, et vous possédez un excellent esprit de synthèse.
Vos qualités relationnelles vous permettent d'établir des relations de confiance avec les individus que vous accompagnez, et votre adaptabilité vous aide à faire face aux changements et aux nouvelles situations.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région Nord-Pas.de.Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés.
En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
En appui au réseau des GRETA, il participe à la professionnalisation des personnels du réseau, porte et coordonne des réponses aux appels d’offres et appels à projets publics et privés, régionaux, voire nationaux.
À propos de l'offre
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En tant que salarié du GIP FCIP, vous bénéficiez :
- de titres restauration
- d'un accès au CNAS dès 6 mois d'ancienneté
- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence
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Le poste est ouvert :
- aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible.
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Vacant à partir du 26/07/2024
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
