Chargé de suivi administratif H/F
Référence : 2025-2012126
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
GIP FCIP de Lille: Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle - tout au long de la vie - de Lille - Localisation : GIP FCIP Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
La mission du chargé de suivi administratif au DDC est de veiller aux relations transversales avec tous les services du GIP FCIP et d’accomplir des activités de suivi administratif auprès de la cheffe du département.
Pour accomplir sa mission, le chargé de suivi administratif au DDC a en charge les activités suivantes :
Dans le volet, Relations transversales :
Auprès des RBDE :
- Effectuer le suivi administratif des convocations aux formations et des remboursements des frais de déplacement
- Gérer l’adresse mail générique RBDE
Répondre aux sollicitations diverses - Créer des supports d’aide auprès des RBDE (fiches pratiques, schéma des missions…)
- Assister au comité de pilotage animé par la référente académique des RBDE
Auprès du Département Apprentissage :
- Entretenir des relations régulières avec le DA
- Rapprocher la base documentaire du DDC, processus qualité PR4, de celle du département apprentissage, processus qualité PR5
- Assurer le suivi, en lien avec le DA, de l’organisation du CAVA (Animation des UFA/UFA3S électrices, organisation des élections…)
- Collaborer à la mise en œuvre des projets FSE/AAP au sein des UFA
- Contribuer aux projets inter-UFA : Soirées des ambitions, festival UNIQUES, semaine de l’industrie…
Auprès du SAPIAQ et du SP2E :
- Relayer, auprès de la cheffe du DDC, les informations et les décisions relatives à l’attractivité prises par les membres du consortium Electro’Mob
- Participer à la mise en œuvre organisationnelle et administrative des projets FSE/AAP (Réussite des apprentis…)
Dans le volet, Assistance au département et suivi administratif :
- Assurer le suivi administratif du département dans toutes ses activités
- Gérer l’adresse mail générique du DDC
- Synthétiser les remontées d’information périodiques des agents du DDC
- Assurer la gestion et l’amélioration de la base documentaire du processus qualité PR4
- Mettre en place des enquêtes de satisfaction
- Proposer et mettre en œuvre des outils de gestion de projet
- Collaborer avec les Délégués
- Territoriaux au déploiement de l’application GRIMP
Contribuer au système de management de la qualité (SMQ-EDUFORM)
- Seconder la cheffe du DDC, pilote du processus PR4 : Actualisation des outils de suivi d’amélioration continue (Feuille de route, SWOT, carte d’identité, plan d’amélioration de la qualité)
- Accompagner les chargés de suivi administratif des antennes sur les procédures DDC et DA
- Mettre en place des procédures à destination des UFA identifiées à la faveur d’audits externe ou interne en lien avec le service qualité et le DA (Tests de positionnement à l’entrée de formation et suivi, fiches techniques sur les modalités de remplacement et de suivi des absences des formateurs en UFA…)
- Respecter les procédures qualité
- Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ
Profil recherché
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 dans le domaine administratif, vous justifiez d’une expérience professionnelle significative sur un poste comparable, vous ayant permis de maîtriser un environnement complexe et multi-acteurs.
Vous disposez d’une bonne connaissance du secteur de l’éducation et de la formation, tant initiale que continue. Vous maîtrisez les spécificités réglementaires liées aux contrats d’alternance, ainsi que les différentes voies de formation professionnelle. Vous mobilisez des techniques de communication adaptées aux différents interlocuteurs internes et externes.
Sur le plan opérationnel, vous êtes en capacité d’appliquer et de faire respecter les procédures et les règles établies. Vous savez identifier les besoins spécifiques et y apporter des réponses adaptées. Vous êtes en mesure de concevoir et d’exploiter des outils de suivi, d’analyse et de pilotage de l’activité. Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels et disposez d’une bonne aisance rédactionnelle. Vous travaillez efficacement en équipe et rendez compte de votre activité avec clarté et régularité.
Doté·e de rigueur et de méthode, vous savez faire preuve de réactivité, d’adaptabilité et de sens de l’organisation. Vous disposez également de qualités relationnelles affirmées et d’une réelle capacité d’écoute, facilitant la collaboration avec des interlocuteurs variés.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur et sens de l'organisation
Compétences en communication écrite et orale
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de l'alternance
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région
Nord-Pas-de-Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie, conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés.
En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
En appui au réseau des GRETA, il participe à la professionnalisation des personnels du réseau, porte et coordonne des réponses aux appels d’offres et appels à projets publics et privés, régionaux, voire nationaux.
Descriptif du service
Le Département Déploiement et Conseil remplit deux missions principales :
- l’accompagnement quotidien des établissements,
- le conseil dans le déploiement en lien avec la transformation économique, énergétique, écologique et numérique de la France.
Présent sur les 14 bassins d’éducation et de formation, le Département Déploiement et Conseil est en appui auprès des EPLE afin de leur apporter des solutions d’un point de vue pédagogique, organisationnel, administratif et de consolidation de réseaux partenaires.
Il a également pour missions de collaborer avec les personnels des Bureaux Des Entreprises en lien avec la correspondante académique et de réaliser au quotidien toute modalité se déroulant avant la signature du contrat d’apprentissage.
À propos de l'offre
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Il s'agit d'un contrat de 100%.
En tant qu’agent du GIP FCIP, vous bénéficiez- sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur
- de titres restauration
- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
- d'une participation à la mutuelle
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/gip-fcip
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/10/2025
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Ingénieur pédagogique de formation
