Chargé du protocole H/F 518-25 - Conseil Régional d'Ile de France
Référence : O093250718000278
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Ouen-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisées dans les locaux régionaux par le cabinet, les services régionaux, organismes associés ou partenaires extérieurs
Instruit les demandes d'organisation de manifestations internes formulées par le cabinet, les services ou les demandeurs extérieurs
Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et confirme cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs
Coordonne l'organisation concrète de l'événement
Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service de la DASU et établit le compte-rendu de repérage
Valide les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale. Les réalise, en lien avec la DASU, pour les événements initiés par le cabinet.
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...).
Fait le lien entre les élus régionaux et les services ou organismes extérieurs
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter en lien avec le cabinet
Prépare le dossier de la Présidente ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
Accompagne la Présidente ou le Vice-président jusqu'au lieu de l'événement et reste en sa présence si nécessaire
Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
Centralisation et transmission d'éléments d'information au conseiller technique chargé des discours de la Présidente
Assure la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
Missions complémentaires liées à la communication événementielle : commande de photographe, identification régionale des espaces (kakemonos, banderole...), cadeaux...
Activité de gestion administrative
Met en place des procédures liées au développement du pôle manifestations internes
Contribue à la réalisation du bilan annuel d'activité.
Mise à jour du tableau de suivi des évènement interne et rédaction de l'agenda régional
Profil recherché
- Connaissances du contexte et des enjeux de la collectivité
- Expérience dans l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissances des règles protocolaires
- Capacité à travailler en autonomie, sens de l'organisation et sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité, grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les services)
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation
Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative
Qui sommes-nous ?
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché, Attaché hors classe, Attaché principal
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé de communication
