Chargé du secrétariat des assemblées délibérantes et d'accueil (h/f)
Référence : O057250811000634
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Freyming-Merlebach
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, il/elle aide de façon permanente le directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/Elle accueille, oriente, renseigne le public. Il/Elle représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il/Elle assure l'organisation technique, logistique et financière des évènements. Il/Elle prépare, organise et gère les opérations.
1 - Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* Adapter son intervention aux différents publics
* Appliquer les règles de communication et de protocole
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
* Favoriser l'expression de la demande
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Gérer un système de mesure de la fréquentation
* Mettre en relation des correspondants
* Prendre des messages
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
* S'adapter aux publics de cultures différentes
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
2 - Gestion et affichage d'informations
* Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
* Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
3 - Renseignement et orientation du public
* Aider à rédiger des documents administratifs.
* Gérer un planning de réservation.
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Orienter vers les personnes et services compétents.
* Présenter des documents d'information et de communication.
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
4 - Secrétariat des Assemblées Délibérantes
* Coordonner avec la direction générale et les services opérationnels le processus de préparation des débats et décisions des assemblées, élaborer le planning des instances, et les rétroplannings.
* Fiabiliser les ordres du jour et sécuriser la constitution des dossiers de séance.
* Organiser le déroulement et le suivi des assemblées : élaborer et suivre les délibérations, assurer la gestion administrative : rédaction du CR, du PV, caractère exécutoire des actes (contrôle de légalité, affichage, notification, publication), suivi de la mise en ½uvre par les services.
* Participer à l'organisation, la sécurisation et l'optimisation des processus administratifs et circuits décisionnels (qualité des actes et courriers, maîtrise des délais de réponse).
* Veiller au respect des rétroplannings par l'ensemble des services.
Profil recherché
SAVOIRS
Général
* Directives et procédures d'instruction des dossiers
* Droits et obligations des usagers
* Organisation et organigramme de la collectivité
* Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
* Procédures de transmission des demandes
* Techniques et supports de communication
Socioprofessionnel
* Caractéristiques des publics
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
* Organisation et activités des services
* Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
* Procédures administratives
* Procédures de contrôle des actes
* Règlements intérieurs
* Techniques d'accueil, règles de communication
* Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité
* Techniques de classement de documents
* Techniques de communication téléphonique
* Techniques de gestion de planning
* Techniques de planification
* Techniques de recherche d'information
* Techniques de régulation
* Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
* Techniques et outils de communication
Savoir-être :
- Disponibilité
- Forte capacité d'adaptation
- Polyvalence
- Rigoureux
- Organisé
- Qualités rédactionnelles
- À l'écoute
- Esprit d'équipe
- Négocier
- Sens du service public et valeur de la fonction publique (discrétion, neutralité, devoir de réserve...)
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau et guichet d'accueil.
- Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Pics d'activités liés aux périodes des conseils
Qui sommes-nous ?
La communauté de communes de Freyming-Merlebach est composé de 11 communes. Située dans le département de la Moselle en région Grand Est, elle jouit d'une attractivité considérable de par sa proximité avec l'Allemagne et par son histoire.
Un territoire marqué par les excavations minières comme la Carrière Barrois et par les vestiges militaires comme la ligne Maginot aquatique.
À propos de l'offre
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Rémunération / Avantages :
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (IFSE / CIA)
- Participation aux mutuelles de santé et de prévoyance
- Adhésion à la CNAS
- Adhésion à l'Amicale du Personnel Communal de la Ville de Freyming-Merlebach
- Tickets restaurant
Lettre de motivation et curriculum vitae (CV) à adresser à :
Monsieur le Président
Communauté des Communes
2 Rue de Savoie
57 800 FREYMING-MERLEBACH
ou par mail : mc.stoll@cc-freyming-merlebach.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
