Chargé du secrétariat du maire et aux adjoints - COMMUNE DE L'ETANG SALE

L'agent est l'interlocuteur/interlocutrice privilégié(e) du Cabinet du Maire et la courroie de transmission avec les services de la Ville s/c du DGS. Il/elle apporte une aide permanente administrative aux élus. Le(a) chargée du secrétariat du maire et des adjoints assiste les Elu(s) dans le cadre de leurs délégations respectives et prend en charge l'organisation et le suivi des dossiers. Il/elle apporte une aide permanente au chef de l'exécutif, à un directeur de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation permanente de la vie professionnelle de l'élu ;
Participe à diverses instances et réunions (réunion d'élus, conseils municipaux, réunions de services, réunions avec des partenaires extérieurs, etc...)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Organisation et planification des réunions ; Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du maire et des élus ; Secrétariat du Maire et des élus (es) Accueil physique et téléphonique pour le maire en l'absence de sa secrétaire (réception, filtres et transmission des appels) en analysant le degré d'urgence des informations à transmettre, Suivi des demandes et réclamations des administrés, Assure une veille sur les principaux dossiers d' actualité,
Défini, en lien avec le service Communication, la ligne éditoriale des différents supports de communication de la Ville ;
Prépare les dossiers en relation avec les élus, le Secrétariat Général, et les autres partenaires institutionnels ;
- Préparation et suivi des réunions des élus: centralisation des notes, dossiers techniques en lien avec les services en vue des RDV
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Rédaction des courriers et courriels sur les sujets sensibles, rédaction des courriers et suivi de la correspondance du des élus,
Identifier les sujets sensibles et les priorités, orienter et assurer un suivi des dossiers dans un rôle de veille et d'alerte auprès du Maire et des élus. Assure la gestion de l'accueil téléphonique et physique, la transmission des messages * Réalise la rédaction de compte-rendu et la mise en forme des courriers administratifs et supports de communication Suit l'avancement des relevés de décisions et des engagements pris à l'égard des administrés * Organise et suit le classement et l'archivage des dossiers * Est en relation avec les partenaires institutionnels associatifs et avec les administrés.