Chargé du suivi administratif du personnel H/F
Référence : 2025-1830425
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
GIP FCIP de Lille: Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle - tout au long de la vie - de Lille - Localisation : GIP FCIP
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé sous l’autorité du Chef du Département Gestion des Personnels, le chargé du suivi administratif du personnel assiste le Chef du Département Gestion des Personnels dans la gestion administrative et opérationnelle des personnels. Il est en lien privilégié entre le Chef du Département et les agents. Des dossiers spécifiques lui sont également confiés.
Pour accomplir sa mission, le chargé du suivi administratif du personnel sera chargé de :
Assurer la gestion administrative du personnel
- Veiller au respect des droits et obligations, du règlement intérieur de la structure
- Établir les contrats de travail des nouveaux agents pour donner suite aux recrutements dans le respect des règles et des procédures de la structure
- Assurer la gestion administrative des salariés, lors par exemple des fins de période d’essai ou lors des renouvellements de contrats chaque année scolaire
- Rédiger les CDD ou avenants aux contrats, en relation avec les services concernés dans le cadre de remplacements, de congés parentaux, de reprises à mi-temps thérapeutique…
- Suivre les contrats des personnels en lien avec le service paie
- Participer à la campagne de renouvellement des contrats : recenser les besoins, préparer le renouvellement des contrats (envoi aux intéressés, demande de pièces, relances, suivi des différentes étapes de signature…)
Assister le Chef du Département Gestion des Personnels
- Assister le Chef du Personnel dans ses tâches et instruire les dossiers confiés
- Participer à la gestion de dossiers confiés aux autres agents du service (traitement des demandes indemnitaires formulées, tickets restaurant, indemnités télétravail, etc.)
- Gérer le dossier des indemnités forfaitaires de télétravail
- Mettre en place des outils de suivi et espaces partagés en lien avec d’autres services (ressources humaines, paie, apprentissage)
- Participer aux groupes de travail sur les thématiques de ressources humaines
Réceptionner les courriers administratifs relatifs aux démissions des agents, demande de changement de quotité, etc. et instruire les dossiers - Centraliser les demandes sur les dossiers confiés concernant la gestion du personnel
- Participer à des actions de communication interne (Flash RH,
- Espaces Temps Communication)
- Accompagner le Chef du Département
- Gestion des Personnels, dans l’amélioration du système de management de la qualité du service
Participer à la gestion du SIRH et de l’adresse générique RH
Participer à la construction du bilan social et assurer une veille législative
- Rechercher ponctuellement des éléments juridiques
- Contribuer à la construction du bilan social en lien avec la SGA-RH et le Chef du Personnel
Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service
- Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ
Profil recherché
Le poste requiert idéalement un diplôme de niveau Bac+3 dans le domaine de la gestion du personnel. Une première expérience réussie sur un poste équivalent serait souhaitable. Toutefois, un niveau de diplôme inférieur pourra être accepté à condition de justifier d’une expérience significative de plusieurs années sur un poste similaire.
Connaissances requises :
Le candidat doit posséder une bonne connaissance
- De l’environnement de l’éducation et de la formation, qu’elle soit initiale ou continue
- Du contexte professionnel en lien avec la gestion des ressources humaines
- Des réglementations et techniques spécifiques au domaine
- Des techniques de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
Compétences opérationnelles attendues :
Le candidat devra être capable de :
- Rédiger et mettre en forme des documents professionnels
- Mettre en œuvre des procédures et appliquer les règles en vigueur
- Apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques identifiés
- Maîtriser les outils bureautiques ainsi que les logiciels de gestion des ressources humaines et les bases de données
- Traiter des données, créer des reportings et des tableaux de suivi
- Analyser des informations, les interpréter et en tirer des conclusions pertinentes
- Réaliser des synthèses claires et structurées
- Faire preuve d’aisance rédactionnelle
- Planifier ses activités et respecter les délais impartis
- Rendre compte de son travail de manière claire et synthétique
- Travailler efficacement en équipe
Compétences comportementales recherchées :
Le candidat devra démontrer les qualités suivantes :
- Autonomie dans l’organisation de son travail
- Sens de l’initiative et capacité à proposer des solutions
- Précision, rigueur et fiabilité dans l’exécution des missions
- Esprit de synthèse pour analyser et structurer l’information
- Excellentes compétences relationnelles et sens du travail collaboratif
- Capacité d’écoute et de compréhension des besoins des interlocuteurs
- Sens de l’organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches en parallèle
- Adaptabilité face aux évolutions du contexte professionnel
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
- Maîtrise de soi et capacité à gérer les situations de pression
- Réactivité pour répondre efficacement aux demandes et imprévus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi
Compétences attendues
Rédiger et mettre en forme des documents
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Maîtriser les outils bureautiques et logiciels de gestion RH et bases de données
Traiter les données, créer des reportings et tableaux de suivi
Faire des analyses et interpréter
Réaliser des synthèses
Faire preuve d'aisance rédactionnelle
Savoir planifier et respecter des délais
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région
Nord-Pas-de-Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie, conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés.
En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
En appui au réseau des GRETA, il participe à la professionnalisation des personnels du réseau, porte et coordonne des réponses aux appels d’offres et appels à projets publics et privés, régionaux, voire nationaux.
Descriptif du service
Le Département Gestion des personnels assure le traitement et la gestion des agents en matière de gestion des ressources humaines pour la réalisation des actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et des procédures. Il gère l’administration RH de 435 agents environ siège et hors siège.
À propos de l'offre
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Il s'agit d'un contrat de 100%.
En tant qu’agent du GIP FCIP, vous bénéficiez
- sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur, de titres restauration
d'une participation à hauteur de 75% - de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
- d'une participation à la mutuelle
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/gip-fcip
- sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur, de titres restauration
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- Remboursement mutuelle à hauteur de 15€ par mois
- Remboursement frais de transports en commun à hauteur de 75% (plafonné à 101,75€/ mois)
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
