Chargé du traitement des publications et de la relation clients (h/f) - (CDD 6 mois)
Référence : 2025-1873645
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'Information Légale et Administrative (DILA)
La direction de l'information légale et administrative (DILA) est une direction d'administration centrale des services du Premier ministre. - Localisation : 26 Rue Desaix, 75015 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité directe du responsable de la section « Rédaction économique et financière » du département de l’information régalienne et économique, le(la) titulaire du poste participe à la mission de transparence de la vie économique et financière.
- Il(Elle) contribue à la diffusion des annonces des différentes éditions gérées par le pôle des publications économiques (BOAMP, BODACC, BALO, JOAFE).
- Il(Elle) assure la réponse aux sollicitations des usagers par mail et téléphone (9h-17h) sur l’ensemble des publications.
- Il(Elle) contribue, en tant que de besoin, au suivi et à la gestion de la facturation des produits.
« Environnement et problématique » :
Un environnement technologique et juridique évolutif (dématérialisation des données, automatisation du traitement des éditions…) nécessitant :
- d’anticiper les évolutions et de prendre en compte les observations et exigences de nos principaux interlocuteurs privés et publics (annonceurs émetteurs, concentrateurs, greffes, associations, usagers...) ;
- de s’adapter à la variabilité de la charge de travail (pics d’activité).
Le large spectre des connaissances à intégrer pour maîtriser l’ensemble des activités et fonctions de la section, en plus des évolutions technologiques et juridiques fréquentes, nécessite de la part des agents une forte implication et une capacité d’adaptation importante.
« Enjeux » :
Assurer la production des éditions en garantissant en permanence la qualité du service rendu aux donneurs d’ordre et aux usagers et en respectant les objectifs suivants :
- fiabilité des données diffusées en rapport avec les données reçues,
- respect des délais de diffusion.
Suivre les procédures de traitement des activités et de maîtrise des outils et supports différents par publication.
Appliquer des réglementations différentes et des échéances de parution avec des degrés d’urgence impératifs.
Respecter les consignes des donneurs d’ordre et des usagers.
Intégrer les évolutions juridiques et technologiques dans le cadre des nouveaux outils de production.
« Spécificités » :
Travail sur 5 jours du lundi au vendredi sur la plage horaire 7h30-19h00, organisé selon un planning fonctionnel établi suivant les contraintes de production, la gestion de la relation clients et les horaires de réponse téléphonique.
Profil recherché
Contribuer à la production des avis transmis sur support papier et/ou électronique pour diffusion des différentes déclinaisons des éditions placées sous la responsabilité du département sur des publications majeures (BOAMP, BODACC, JOAFE, BALO) et publications liées (info-financière, dépôt des comptes annuels des associations, fondations et fonds de dotation et dépôt des comptes annuels des organisations syndicales et organisations professionnelles…) jusqu’à leur mise en ligne et leur rediffusion en assurant :
- la réception, le tri et l'enregistrement des annonces non dématérialisées,
- la saisie et le contrôle éditorial des annonces papier,
- la création des éditions, la gestion du calendrier et de l’ordonnancement des parutions,
- le traitement des avis dématérialisés : contrôle, affectation, ordonnancement, traitement et correction des anomalies, bouclage et génération du pilote de la parution,
- la gestion et le contrôle des parutions dans les outils STILA, PILA, e-balo, e-succession,
- la validation des différentes déclinaisons sous la responsabilité du responsable de section.
Assurer la relation clients avec les donneurs d’ordre et les usagers :
- traitement des sollicitation des usagers (courrier, courriel et téléphone de 9H00 à 17H00),
- aide à la saisie en ligne ou à la transmission des annonces et au suivi de publication,
- gestion de la facturation (modifications sur facture et créations de factures/TP dans les outils « Oracle-GRC » et CHORUS) et du suivi après-vente.
Contribuer à l’amélioration de la qualité des services rendus aux donneurs d’ordre et aux usagers par :
- la remontée d'informations issues des clients vers les chefs produits qualité et en tant que de besoin vers les responsables hiérarchiques,
- la participation au recueil des événements et enregistrement des incidents liés à la production,
- la participation à l’enrichissement des bases de connaissances et procédures en relation avec les chefs produits qualité,
- la contribution au transfert de compétences vers les nouveaux arrivants dans l'emploi et aux agents complétant leur formation interne en relation avec les chefs produits qualité,
- la participation au suivi fonctionnel des évolutions des outils de production (recette des outils, élaboration des documentations fonctionnelles) et à l’amélioration continue des processus et des moyens de production.
- Connaissance des outils et des procédures de publication, de diffusion
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser son travail et faire preuve de méthode
- Savoir faire preuve d’autonomie, d’initiative, de disponibilité
Savoir s’adapter au changement et évolution technologique et/ou juridique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein des Services du Premier ministre, la Direction de l'information légale et administrative (DILA) est une direction d'administration centrale créée en janvier 2010 et issue de la fusion de la direction de la Documentation française et de la direction des Journaux officiels. Elle exerce les missions de diffusion légale, d'édition publique et d'information administrative. La DILA gère notamment les sites service-public.fr, legifrance.gouv.fr, et vie-publique.fr.
Descriptif du service
Rattaché à la sous-direction des publics et des produits, le département de l’information régalienne et économique a pour mission d’assurer, dans les conditions de délais et de qualité requises :
- l’accès au droit par la diffusion des textes au Journal officiel de la République française (JORF) ; la production, la mise à jour et la diffusion des bases de données des textes conventionnels sur Légifrance ; la publication des éditions parlementaires, de différentes publications administratives (bulletins officiels…) ou associées (documents administratifs…) et de conventions collectives ;
- la transparence de la vie économique, financière et associative, par la diffusion des annonces légales (BOAMP, BODACC, BALO, JO associations…) ;
- la gestion des relations avec les annonceurs (acheteurs publics, concentrateurs, normalisateurs d’annonces, associations, greffes des tribunaux…) ;
- la gestion des relations avec les partenaires institutionnels (secrétariat général du Gouvernement, assemblées, ministères, hautes juridictions…) ;
- le suivi de la facturation des annonces légales.
Le département de l’information régalienne et économique participe :
- à l’évolution des outils de production et de gestion, et la poursuite de la dématérialisation des données entrantes et sortantes ;
- au développement des synergies et des complémentarités avec les autres départements de la sous-direction et de la DILA ;
- aux projets stratégiques internes et externes.
À propos de l'offre
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Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées exclusivement à l’adresse suivante : emploi.candidature@dila.gouv.fr avant le 11 avril 2025.
Référence à rappeler impérativement dans l’objet : DIRE-CDD6mois-ChargéTraitementPublications
Les services du Premier ministre sont engagés dans une démarche d’égalité professionnelle et de non-discrimination. Dans ce cadre, la procédure de recrutement est basée sur les compétences et l’application de critères comparables, en lien avec le poste, pour toutes les candidatures.
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Vacant à partir du 28/04/2025
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
