Chargé-e d'accueil et d'assistance administrative - MAIRIE DE CHAMP-SUR-DRAC

* Accueillir, orienter, renseigner et représenter l’image de la collectivité auprès des usagers
* Garantir la délivrance d’une information fiable et précise au public et assurer un premier niveau de réponse
* Contribuer à une circulation de l’information et des messages fiables et rapides au sein de la collectivité
* Gérer et/ou assister la directrice de l’accueil et des relations avec les habitants

SECRETARIAT D’ACCUEIL :

- Accueillir au téléphone et physiquement le public
• Accueil physique en Mairie
• Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques et du public présent
• Identification et gestion de la demande et de son degré d’urgence
• Premier niveau de réponse aux usagers
• Recherche du bon interlocuteur et mise en relation des correspondants
• Inscriptions sur les listes électorales (remise et/ou réception d’imprimés)
• Invitations aux cérémonies
• Affranchissement du courrier
• Diffusion de documents tous services
• Mises à jour des listes de diffusion (dont coordonnées outlook)
• Prise des rdv du Maire
• Gestion des tableaux d’affichage et les présentoirs de l’accueil (hors CCAS)
• Capitalisation et gestion de l’information et des renseignements donnés par les autres services
• Enregistrement du courrier arrivé
- Permettre l’accomplissement des formalités liées à la vie quotidienne des administrés
• Etat civil : primo accueil reconnaissances – primo accueil mariages – copies d’actes d’état civil – décès – cimetières (vente concessions)
• Suppléer la responsable des affaires générales en son absence


- Protocole : organiser les cérémonies et commémorations

• Réservation du site, salle…
• Devis, commande denrées, gestion des stocks
• Gestion administrative : diffusion invitations, inscriptions…
• Supervision installation technique en lien avec Murielle (directives aux agents de service)


GESTION DES EQUIPEMENTS COMMUNAUX

LOCATION DE SALLES / DE VEHCIULES / DEMANDE DE MATERIEL

• Consulter et renseigner le logiciel d’occupation des sites communaux mis à disposition
• Assurer l’interface avec les usagers (renseignements, réservation, confirmation, rappel au règlement …)
• Gérer la mise à disposition du matériel communal

GESTION DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERS PETIT EQUIPEMENT (drapeaux, masques etc…) :
• Suivi des stocks
• Gestion du budget alloué et du stock
• Commandes
• Transmission du matériel aux agents
• Renouvellement du marché à voir avec la responsable de gestion budgétaire


- PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE ET DE LA COLLECTIVITE

- Participer aux réunions et projets liés au service et à la collectivité