Chargé (e) d'accueil et démarches administratives - MAIRIE DE PLAISANCE DU TOUCH
Référence : O031260108000596
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Plaisance-du-Touch
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Placé (e) sous l'autorité de la responsable du service accueil / population, vous aurez en charge les missions suivantes :
- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, légalisation, certifié conforme, démarche d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeports et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage
- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
Spécificités du poste :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h00
Utilisation des logiciels : RDV360, Word, Excel, Outlook
Accueil physique et téléphonique du public :
Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie.
Contrôler les pièces et les dossiers :
Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.
Traiter les dossiers sur le plan administratif :
Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles .
Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.
Profil recherché
Les Savoirs :
Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace
Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.
Les Savoir-faire :
Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels
Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, enregistrement de dossiers, …)
Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage.
Les savoir-être :
Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité et équité
Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information
Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rend compte de son activité.
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 3 mois
Pour postuler, merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoires) à l’attention de Monsieur le Maire
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat. -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 01/04/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
