Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F
Référence : IRL2026-MOBINT-N54029
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre national de la recherche scientifique (CNRS)
- Localisation : CHICAGO (France)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission :
Assurer la coordination et la gestion de l'IRL 2026 HumanitiesPlus et l'IRL 2021 PPC (Particle Physics and Cosmology) à l'Université de Chicago ; assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariats, communication, hygiène et Sécurité...) des deux laboratoires dans un environnement international, interdisciplinaire et multi-tutelles
Activité :
- Mobiliser et coordonner les ressources humaines (administratives, logistiques et techniques) et matérielles nécessaires au bon déroulement des activités scientifiques des deux IRL dans un contexte international.
- Participer à l'élaboration des budgets, à leur contrôle et leur exécution. Suivre et analyser les dépenses et les recettes pour les lignes budgétaires (y compris celles localisées à l'Université de Chicago) ; traiter les commandes ; organiser et gérer certaines missions
- Faciliter les démarches d'affectation des personnels CNRS ; accompagner les procédures administratives d'accueil des visiteurs (chercheurs / chercheuses et doctorant.e.s) à l'Université de Chicago; appuyer les démarches d'obtention de visa et organiser l'accueil des visiteurs sur le campus.
- Assurer la fluidité des échanges entre les différentes structures et institutions impliquées dans le partenariat : le CNRS, la délégation de rattachement (DR16) et les instituts concernés, ainsi qu'avec les diverses composantes au sein de l'Université de Chicago (UChicago Global, Divisions, départements, laboratoires, instituts etc.)
- Mettre en œuvre des actions de communication internes et externes, et gérer la miser à jour du site internet des deux IRL
- Assister et conseiller la direction des IRL
- Soutenir la direction dans le suivi et l'établissement des rapports financiers annuels, et la planification des moyens, en veillant au respect des échéances
- Organiser la logistique d'évènements sur le campus
- Effectuer une veille sur les opportunités de financements
- Répondre aux enquêtes, et évaluations sur l'organisation, les productions scientifiques et les moyens des deux IRL
Profil recherché
Contexte :
Ce poste est basé sur le campus de l'Université de Chicago, un environnement académique de renommée internationale situé dans une ville offrant des conditions de vie et de travail exceptionnelles.
Le poste s'inscrit dans un contexte de développement de deux nouveaux IRL émergents, offrant l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec les directeurs des IRL et de faire preuve d'initiative et de créativité. Le contexte interdisciplinaire est particulièrement riche, stimulant et varié, à l'intersection de plusieurs domaines scientifiques et instituts (SHS et Physique).
Le poste est d'autant plus motivant que ces IRL, bien que de petite taille, accueillent de nombreux chercheurs, chercheuses et doctorant.e.s et soutiennent des collaborations diversifiées dans des projets de recherche de grande envergure.
La mission est valorisante, car elle implique un rôle clé d'interface entre diverses structures, partenaires et interlocuteurs (Directeurs des IRL ; Services administratifs de la DR16 et des instituts au siège du CNRS ; Personnel administratif des divisions et départements de l'université américaine partenaire ; Services des visiteurs internationaux de l'université partenaire ; Membres des comités de pilotage des IRL ; Membres des IRL ; Consulat de France à Chicago ; Bureau du CNRS à Washington).
Beaucoup de choses sont encore à créer et à structurer, laissant au candidat ou à la candidate une place essentielle dans la mise en place des processus et dans l'accompagnement des nombreux acteurs impliqués.
Competence :
Très bonne maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral
Maitrise des outils informatiques appliqués à la gestion financière et administrative
Compétences managériales, budgétaires et d'organisation avérées
Maitrise des techniques d'achat et de communication
Bonne connaissance du fonctionnement du CNRS
Expérience souhaitée de la gestion de structures ou réseaux de recherche à l'international et / ou bonne connaissance du contexte universitaire américain
Capacités relationnelles et d'adaptation dans un contexte culturel différent
Rigueur, fiabilité, flexibilité
Esprit d'initiative
Sens de l'accueil, capacité d'écoute, et diplomatie dans la communication
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Comptabilité, gestion
Langues
- Français Seuil
Qui sommes-nous ?
Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16 000 chercheurs et plus de 16 000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.
Depuis plus de 80 ans, le CNRS développe des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait du CNRS un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde.
Le partenariat qui lie le CNRS avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
À propos de l'offre
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Campgane hiver 2025
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Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
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Vacant
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
