Chargé-e de la coordination

RIFSEEP : groupe 2

Activités principales :
- Référent(e) archives pour le service : Assurer le suivi des archives du service (construction et suivi de la charte d’archivage, élaborer les bordereaux d’élimination ou de versement des archives les plus anciennes), organisation de formation utile aux agents du service pour le sort final de leurs dossiers en lien direct avec les Archives Départementales de l’Oise et les différents pôles du service.
- Référent(e) Chorus-DT pour le service : Assurez l’enregistrement des déplacements des agents du service utile à leurs formations, réunions, missions. (Ordre de mission ou état de frais), suivi des demandes du service finance ou du gestionnaire sur les OM ou EF des agents enregistrés. Organisation et suivi des OM et EF avec d’autre administrations ou départements.
- Coordination des services de l’État : Préparation et suivi des réunions interministérielle CAR, Pré-CAR du corps préfectoral (Préparation des dossiers, diffusion de l’ordre du jour au services ou DDI concernés par les sujets évoqué en vu d’une contribution des services de l’État dans le département), Organisation du CAR dans le département si nécessaire, en liens direct avec le SGAR. Élaborer l’ordre du jour permettant la constitution des dossiers.
- Mise à jour et suivi des agendas du Préfet et du Secrétaire général en lien avec les secrétariats respectifs.
- Rédaction de courrier à la demande du Secrétaire général de la préfecture (remerciements, réponse sur un dossier précis…).
- Assurer le secrétariat du service de la coordination interministérielle et en particulier de la cheffe de service.
- Soutenir les différents pôles du service dans leurs missions propres (suivi des dossiers, organisation d’événements ponctuels (logistique, participation à l’événement, accueil, suivi des invitations, relance…).
- Suivi des demandes des DDI ou service déconcentrés de l’État et tout autre interlocuteur.
- Être en appui et en polyvalence des agents chargés du courrier et du courrier coordonné, en suivant les parapheurs via la boite mail préf-coordination ou via le courrier. Mettre à jour les tableaux des messageries électroniques des communes du département, des syndicats et communautés de communes de l’Oise.

Activités du service
Le service est composé de plusieurs pôles :
- Pôle animation interministérielle (préparation des dossiers CAR et pré-CAR, bilatérales DDI-corps préfectoral, bureau du courrier)
- Pôle ingénierie territoriale (suivi du déploiement des dispositifs de l’ANCT, soutien des délégués territoriaux de l’ANCT)
- Pôle performance (contrôle interne financier, animation et accompagnement au changement-LEAN, label Quali-ATE, enquêtes usagers, contrôle de gestion, suivi des dispositifs de recueil)
- Pôle développement économique (négociation et suivi des conventions de revitalisation, suivi des comitologies liées au développement économique et à l’emploi)

Composition et effectifs du service
4A, 4B, 5C