Chargé-e de projets événementiels
Référence : 2024-1699258
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Université Sorbonne Nouvelle - 8 avenue de Saint-Mandé, 75012 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION
Au sein de la DILE et en concertation avec différents acteurs internes, la/le chargé-e de projets évènementiels contribue à la structuration de la gestion transversale de l’évènementiel à l’université Sorbonne Nouvelle : recensement et programmation des évènements, organisation du comité de programmation coordination des différents services intervenants (sécurité, logistique, communication, service d’action culturelle, composantes).
Elle/il met en place les procédures et le circuit de validation des demandes de location ou de mise à disposition des espaces immobiliers de l’USN, organise la commercialisation de ces espaces (réponses aux demandes de renseignement, de devis, visites de potentiels clients, suivi administratif de la convention de location ou de mise à disposition, mobilisation des services intervenants…).
L’USN est engagée dans une démarche de mise à jour de sa tarification que devra conduire la chargée ou le chargé de projets évènementiel.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Développement d’activité :
• Mettre en œuvre la politique commerciale de l’établissement (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de l’établissement
• Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l’événement par rapport aux objectifs définis
• Mettre en œuvre les plans d’action en fonction des objectifs définis (taux d’occupation, marge, …)
• Participer à la démarche d’amélioration continue (enquêtes clients, produits)
Analyse du besoin et conseil :
• Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d’organisation
• Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière
• Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client
• Présenter le projet pour validation
Gestion administrative et commerciale du dossier :
• Etablir les chiffrages, élaborer les conventions et contractualiser l’opération avec le client (devis, arrhes)
• Valider les conventions exceptionnelles ou demandes spécifiques avec le service juridique
• Clôturer l’évènement, élaborer le procès-verbal de l’évènement et transmettre le dossier pour facturation
Production et coordination des évènements :
• Elaborer techniquement l’événement et planifier son organisation
• Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces)
• Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production
• Effectuer les demandes d’état des lieux auprès des services interne
• Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité)
• Superviser, coordonner l’évènement sur site
Coordination des prestations additionnelles externes :
• Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d’accueil, nettoyage, sécurité, team building…)
• Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande
• Coordonner l’organisation
Profil recherché
COMPÉTENCES PRINCIPALES
Connaissances :
• Logiciels de gestion événementielle et outils bureautiques
• PAO (publication assistée par ordinateur)
• Plates-formes d'e-mailing, editing, vidéo, web…
• Maitrise budgétaire
• Connaissance du cadre réglementaire des marchés publics
Compétences opérationnelles :
• Savoir gérer des projets
• Créativité et d'originalité dans ses propositions
• Techniques rédactionnelles et recueil d’information
• Bonnes compétences en gestion des fournisseurs
• Savoir fédérer autour d’un sujet
Compétences comportementales :
• Créativité
• Avoir du sang-froid et être débrouillard pour gérer les nombreux imprévus
• Autonomie et disponibilité
• Travail en équipe
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
• Bien optimiser son temps
• Sens des priorités
• Réactivité
• Diplomatie
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
Bac + 3 à 5, Formation évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme, 3 à 5 ans d’expérience à un poste similaire
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
➔ 15 800 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)
➔ 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours
➔ 622 personnels administratifs et de bibliothèque
➔ 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
➔ 5 écoles doctorales
➔ 28 unités de recherche
➔ Un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La Direction de l’Immobilier, de la Logistique et de l’Evènementiel (DILE) de l’Université Sorbonne Nouvelle contribue à la définition d’une stratégie immobilière globale, durable et partagée en lien avec la direction de l'université.
Elle assure le pilotage opérationnel du programme pluriannuel de travaux immobiliers.
Elle met en œuvre les ressources et les moyens dédiés à l’exploitation et à la maintenance du parc immobilier, totalisant environ 65.000m² sur trois pôles géographiques dans le 12ème et 5ème arrondissements, et à Aubervilliers.
Enfin, elle assure la valorisation de ses espaces et notamment ses installations spécifiques (salles de pratique et de diffusion artistiques et culturelles, amphithéâtres).
La DILE est structurée en cinq services et se compose de 36 agents :
• Un bureau de l’immobilier,
• Un service exploitation, maintenance et travaux,
• Un service des moyens généraux,
• Une cellule technique des espaces culturels,
• Une cellule administrative et financière.
À propos de l'offre
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POUR CANDIDATER
Les candidatures (CV accompagné d’une lettre de motivation) seront adressées par messagerie électronique à l’adresse suivante : recrutement@sorbonne-nouvelle.frDate limite pour candidater : 19/10/2024 - les candidatures sont acceptées après cette date si l'annonce est toujours en ligne
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Création ou vacance poste : Création de poste
Statut : Contractuel-le (CDD 1 an)
Filière : ITRF
Catégorie d’emploi et corps : Catégorie A – IGE
Localisation du poste : Campus Nation, 8 avenue de Saint-Mandé, 75012 PARIS
Quotité : 100%
Interventions : Tous les sites de l’établissement et occasionnellement des sites extérieurs / Horaires irréguliers et déplacements fréquents
Date de prise de fonction : Dès que possible -
Vacant à partir du 01/10/2024
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Chargée / Chargé de production évènementielle
